Houve um tempo, não muito tempo atrás - mesmo depois que o e-mail se tornou comum - em que as pessoas escreviam cartas no papel agradecendo por um trabalho bem feito ou escreviam uma nota rápida em um cartão de agradecimento. Hoje, com a prevalência de smartphones e laptops, a maioria das notas de agradecimento é enviada por e-mail. Saber quando responder a uma mensagem rápida e como formular sua resposta é vital, em uma época em que a etiqueta muda quase tão rápido quanto a tecnologia.
Quando responder ... e quando não
Não existe realmente uma regra determinando que você deve responder a um e-mail de agradecimento. No entanto, se você deseja continuar um relacionamento comercial ou manter seus clientes satisfeitos, reconhecer o e-mail costuma ser uma boa ideia.
Se um vendedor lhe envia um e-mail agradecendo por falar com ele ao telefone e você não precisa dos produtos da empresa dele, responder a ele pode abrir a porta para uma série infinita de mensagens que você prefere não receber. Nesse caso, é perfeitamente aceitável excluir o e-mail.
Por outro lado, se um cliente lhe enviar um e-mail agradecendo pelo serviço extraordinário, você provavelmente deverá responder. Da mesma forma, se o e-mail contém perguntas que exigem uma resposta, você provavelmente deve responder.
Espelhando sua resposta
Como acontece com a maioria das respostas de e-mail, o espelhamento é uma boa maneira de garantir que sua resposta seja bem recebida pela outra pessoa. Quer o e-mail de agradecimento tenha seu nome completo e use um estilo de escrita formal, ou seja uma frase simples sem pontuação ou capitalização, você geralmente pode responder na mesma moeda.
Responder a e-mails de clientes
Quando um cliente dedica um tempo para escrever um e-mail de agradecimento, você sempre deve responder, mesmo que seja apenas para confirmar que o recebeu. Os clientes satisfeitos não apenas se tornam clientes habituais, como também é mais provável que eles recomendem seus amigos e associados a você.
Uma maneira de mostrar que você valoriza um bom feedback é perguntar ao seu cliente se você poderia usar o e-mail dele como um depoimento para imprimir em sua parede ou colocar em seu site.
Exemplo:
Prezada Sra. Frazier,
Obrigado por me escrever. É sempre um prazer ouvir um cliente satisfeito! Você se importaria se o citássemos na página de depoimentos em nosso site?
Respondendo a Candidatos a Emprego
Os candidatos a empregos de hoje quase sempre dão um agradecimento, independentemente de quão bem ou mal foi a entrevista. Não responder ao e-mail de um candidato raramente é uma boa resposta, pois há uma boa chance de ele entrar em contato com você novamente.
A menos que você já tenha decidido dar o emprego ao candidato, sua resposta não deve sugerir que o candidato possa estar conseguindo o emprego. É claro que, se você estiver indeciso, a resposta também não deve frustrar suas esperanças. Mantenha um tom profissional e diga ao candidato o que ele deve esperar como uma próxima etapa.
Exemplo:
Foi um prazer conhece-lo. Estaremos entrevistando mais alguns candidatos nos próximos dias. Se decidirmos prosseguir com uma segunda entrevista, entrarei em contato com você antes do final da semana.
Se tiver certeza de que o candidato não combina com sua organização, você pode optar por ser mais direto.
Exemplo:
Foi um prazer conhece-lo. Infelizmente, duvido que faremos uma entrevista neste momento. No entanto, manteremos seu currículo em arquivo, caso haja outra vaga. Desejo a você o melhor em sua busca de emprego.
Observe que, em ambos os exemplos, o escritor se separa da empresa, como se dissesse: "Embora eu pessoalmente tenha gostado de conversar com você, a empresa estará contratando outra pessoa". Isso pode ajudar a reduzir a dor de rejeição por não torná-la pessoal.
