Em alguns setores, os fornecedores trabalham inteiramente a partir de ordens de compra ou de contratos de compra detalhados, mas a maioria das empresas precisa registrar as transações individualmente. Dependendo do seu setor, você pode aceitar dinheiro, cheques, cartões ou uma combinação aleatória dos três. Uma das necessidades mais básicas de qualquer empresa voltada para vendas é uma maneira de fazer e registrar vendas, e é para isso que serve uma máquina de PDV.
O que é uma máquina POS?
O significado completo de PDV é "ponto de venda" ou, em outras palavras, é onde sua transação é finalizada. O próprio termo pode ter algumas interpretações diferentes. No sentido mais restrito, significa que o terminal que fica ao lado da caixa registradora para processar cartões de crédito e débito e quaisquer cartões-presente que você aceite em sua empresa. Na maioria das vezes, quando você fala em uma máquina de POS, você está pensando em todo o terminal, que possui uma tela informativa e a capacidade de lidar com qualquer tipo de pagamento. Existem muitos dispositivos POS de uso especial também, e eles ficam em algum lugar entre o terminal de cartão simples e um sistema POS abrangente e completo. Quer as suas necessidades o levem ao topo de gama ou ao baixo custo, cada máquina de PDV precisa de lidar com algumas das mesmas funções básicas.
Funções básicas de PDV
A máquina POS original era uma simples caixa registradora. Não fazia muito para os padrões modernos, mas mantinha um registro de todas as vendas que um caixa fez. A partir disso, contanto que você soubesse quanto dinheiro estava no caixa para começar o dia, você poderia calcular se algum dinheiro havia sumido. Seus totais diários mostravam se suas vendas estavam aumentando ou diminuindo e, contando o número de transações, você poderia calcular o valor de sua venda média. Se você soubesse o valor em dólar de seu estoque inicial, também poderia trabalhar retroativamente a partir de seus totais de vendas para descobrir se estava perdendo dinheiro com roubo de estoque ou vendas não registradas. Todas essas são funções básicas de PDV, e mesmo as primeiras caixas registradoras tornaram muito mais fácil administrar um negócio baseado em vendas.
Com o passar dos anos, as caixas registradoras tornaram-se muito mais eficientes. Eles poderiam ser programados para adicionar impostos apropriados ao preço de venda, de modo que você não tivesse que calculá-los manualmente, e também poderiam registrar os valores dos impostos para fins contábeis. Eles podiam fornecer subtotais por produto ou categoria de produto e, eventualmente - conforme os computadores se tornavam mais baratos e geralmente mais disponíveis - eles eram projetados para interagir com software de back-end computadorizado. Foi nesse ponto que a caixa registradora tradicional se transformou em um sistema de ponto de venda, como usamos o termo hoje.
Sistemas de PDV de varejo
Uma máquina POS moderna de varejo vai muito além das funções básicas de uma caixa registradora tradicional, mesmo quando parece uma do lado de fora. Em uma caixa registradora ancestral, você precisava inserir o preço de cada produto manualmente; agora, porém, os preços são pré-programados no sistema e lidos em um leitor de código de barras. Isso reduz substancialmente o potencial de erros e também melhora a precisão de seus relatórios de vendas. O terminal POS pode ser configurado para rastrear e registrar suas vendas de produtos e serviços de praticamente qualquer maneira que seja significativa para você e, geralmente, isso se conecta diretamente ao seu software de contabilidade para que as informações estejam sempre ao seu alcance.
A própria máquina POS ainda pode parecer uma caixa registradora com uma gaveta de dinheiro por baixo, um teclado tradicional e uma impressora de recibos embutida que usa um rolo de papel estreito para imprimir seus recibos. Alguns sistemas adotam uma abordagem diferente, colocando um pequeno computador embaixo do balcão com a gaveta de dinheiro e usando um teclado de computador para inserir quaisquer dados que não venham dos leitores de código de barras. Outro estilo de máquina POS dispensa totalmente o teclado, usando telas sensíveis ao toque para inserir as informações. O estilo de terminal que você usa não é realmente a coisa mais importante. Todos os três tipos, bem como terminais de nicho mais especializados, simplesmente funcionam como um front-end para o software que realmente opera sua loja.
As transações são apenas o ponto de partida
Acertar uma venda é a coisa mais fundamental que uma máquina de PDV faz, mas você não precisa de um equipamento sofisticado para isso. Você poderia fazer isso com uma caneta e um livro de recibos, se necessário, e há muitos pequenos operadores que fazem exatamente isso. O problema de manter o controle manual de suas transações é que consome muito tempo e limita o crescimento da sua empresa. Um moderno sistema de POS informatizado é projetado para agilizar seu acesso a todas as suas informações de vendas, para uso contábil e gerencial. Essa capacidade de transformar dados brutos de vendas em algo gerenciável é o que você realmente está pagando.
Contabilidade e relatórios simplificados
O fluxo de caixa pode ser o sangue vital de uma empresa, mas a informação é o osso e o tendão, e é aí que um bom sistema de PDV brilhará. Ele coloca todas as suas informações de vendas diretamente nas mãos de seus contadores, exportando dados para seu sistema de contabilidade ou - de preferência - integrando-se diretamente em seu software de contabilidade. Eliminar a etapa extra de entrada de dados proporciona relatórios mais rápidos e ignora um ponto em que erros podem ocorrer na sua contabilidade. Todos os seus dados de vendas estão ao seu alcance todos os dias, geralmente atualizados, de modo que as decisões de gerenciamento que você toma sempre serão baseadas em informações sólidas.
Quer saber quais são os produtos ou categorias que mais vendem em cada localidade ou em cada departamento? Quais turnos, ou quais vendedores individuais, são responsáveis por mover a maior parte do produto? Quantos clientes aproveitaram sua oferta de cupom mais recente ou entraram em busca do produto que você anunciou em apenas um lugar específico? Seu sistema de POS deve informar essas coisas, ou deve ser capaz, com ajustes mínimos.
Inventário perpétuo
Outra coisa que um sistema de POS fará por você, e é muito importante, é fornecer informações atualizadas sobre seus níveis de estoque. O computador registra seu estoque inicial para o período e, em seguida, monitora as vendas que saem e os pedidos que entram, portanto, a qualquer momento, o estoque mostrado em seu computador deve estar atualizado. Isso é chamado de "estoque perpétuo" e é uma ferramenta conveniente e importante de gerenciamento. Se você tiver um estoque preciso e atualizado, e uma projeção sólida de quais deverão ser suas vendas nas próximas semanas ou meses, poderá solicitar apenas a quantidade de estoque necessária.
Pedir apenas o que você precisa, quando você precisa - você verá que é descrito como um pedido "na hora certa" - pode ser uma verdadeira virada de jogo. Seus recursos de caixa não estão presos ao excesso de estoque, você precisará de menos espaço de armazenamento e é menos provável que marque mercadorias desatualizadas apenas para se livrar delas.
Gestão de Estoque Físico
Alguns sistemas POS também podem ajudá-lo com o gerenciamento de seu estoque físico. Eles manterão o controle de seus produtos recebidos por categoria, localização física ou qualquer outro critério que você considere importante. Quando chegar a hora de contar seu inventário físico e compará-lo ao inventário permanente do computador, seu PDV pode dizer onde procurar e quantos devem estar em uma determinada seção. Se você tiver produtos armazenados em locais diferentes e um armazém mostrar mais produtos perdidos ou extraviados do que os outros armazéns, isso indica que você pode ter um problema de segurança ou roubo naquele local específico. Mesmo que isso se revele simples descuido, é uma informação útil que você pode usar para garantir que todos estejam seguindo os mesmos procedimentos.
Gestão de Relacionamento com o Cliente
Por mais importantes que sejam a contabilidade e o gerenciamento de estoque, um negócio bem-sucedido é mais do que contagem de grãos. A maneira como você interage com seus clientes e o que sabe sobre eles pode fazer ou destruir suas esperanças de crescimento a longo prazo. Muitos sistemas POS rastreiam o histórico de compras de seus clientes ao longo do tempo, e você pode começar a ter uma ideia de quem são seus melhores clientes e quais novos produtos podem atraí-los. Sem a ajuda do computador, às vezes é fácil ignorar os clientes pouco chamativos que são clientes constantes, mas que não fazem sucesso o suficiente para serem memoráveis, embora muitas vezes sejam a espinha dorsal do seu negócio.
Sistemas POS de hospitalidade
Os sistemas POS não estão limitados a negócios convencionais baseados em vendas. Eles também são cruciais no setor de hospitalidade, onde são usados para lidar com cenários ainda mais complexos. Em um restaurante, por exemplo, o sistema precisa rastrear os pedidos feitos e imprimir tíquetes para a equipe da cozinha, para que eles saibam o que preparar. Sistemas sofisticados podem levar isso um passo adiante e imprimir tíquetes separados para cada estação de trabalho na cozinha, de modo que cada cozinheiro individual tenha uma lista pessoal de pedidos. O sistema também deve ser capaz de rastrear gorjetas, taxas de alimentação e uma variedade de outras cobranças especiais, bem como rastrear os preços de venda e impostos usuais.
Os sistemas POS de restaurante mais capazes também podem fornecer o tipo de ajuda com o gerenciamento de estoque de que os varejistas gostam. Nesses casos, as receitas do menu padrão são todas inseridas no computador com antecedência. Se seus clientes quiserem 213 pedidos de seu prato de camarão pesto exclusivo em uma determinada noite, o sistema pode ajustar seus níveis de estoque para mostrar o quanto isso prejudicou seu estoque de ingredientes. Você sempre saberá quando e quanto solicitar.
Terminais de processamento de cartão POS
É bom sonhar em ter todos esses recursos ao seu alcance, mas, realisticamente, nem todo negócio requer um sistema de PDV em escala real, especialmente no início. Você pode se dar bem com uma caixa registradora tradicional por enquanto, especialmente se gastar dinheiro com um sistema de POS chamativo deixaria você sem fundos para outras coisas importantes, como estoque e folha de pagamento. Nesse caso, tudo o que você realmente precisa é um terminal de processamento de cartão. Qualquer pessoa pode aceitar dinheiro e cheques como forma de pagamento, e essas máquinas POS simples oferecem a opção de aceitar cartões de crédito, débito e cartões-presente também.
Em alguns casos, até mesmo sistemas POS sofisticados tomam a decisão pragmática de usar terminais de processamento de cartão separados. Se você incorporar essa função em um monitor ou teclado, a única maneira de atualizá-la é substituindo o monitor ou teclado, o que geralmente é uma opção cara. Com terminais separados, quando novas tecnologias, como cartões baseados em chip ou cartões tap-to-pay surgem, você só precisa que seu serviço de processamento de pagamentos substitua ou atualize os terminais.
Terminais de processamento de cartão móvel
Existem até maneiras de empresas móveis aceitarem pagamentos com cartão, o que pode ser muito útil, se você for um artesão ou vendedor de um mercado de fazendeiros, ou se você operar um táxi ou uma empresa de entregas. Se você tem uma pizzaria, por exemplo, a empresa que fornece seus terminais regulares de processamento de cartão pode provavelmente configurá-lo com uma versão móvel operada por bateria para seus motoristas de entrega. Utilizam tecnologia de telefonia celular, com cartão SIM e dados móveis, para que você possa aceitar pagamentos em qualquer lugar onde haja sinal de celular.
Você pode até adicionar um pequeno leitor de cartão, ou "dongle", ao seu telefone ou tablet, para que possa usá-lo como um dispositivo POS simples. Os leitores de cartão estão disponíveis em vários fornecedores e aceitam pagamentos por meio de serviços como Square e PayPal, bem como por provedores de serviços convencionais.
