Já se foi o tempo em que os proprietários de pequenas empresas podiam girar em suas cadeiras e anunciar para sua equipe: “Vamos nos encontrar hoje às 4”. A tecnologia liberou os funcionários para trabalhar remotamente e em uma infinidade de locais. Se você às vezes acha que essa realidade adicionou um elemento de “faroeste” à sua pequena empresa, considere as versões do Microsoft Outlook 2010 para encontrar um laço muito necessário. Ele pode reunir qualquer pessoa com facilidade - assim que você aprender a desenrolar a corda para fazer uma entrada no calendário em algumas etapas simples.
Faça uma entrada no calendário
Convide alguém para uma reunião ou evento de uma das três maneiras depois de abrir o Outlook:
- Clique em “Novos itens” no canto superior esquerdo. Em seguida, abaixo dela, clique em “Reunião”.
- Clique no ícone “Calendário” (o segundo ícone no canto inferior esquerdo da tela). Em seguida, clique em “Nova Reunião” ou “Novo Compromisso”.
- Na caixa de entrada do seu e-mail, clique em “Responder com Reunião”.
Escolha Outlook Convidar Participantes
Use sua “Agenda de endereços” para recuperar endereços de e-mail para a linha “Para”, que é o local para listar os destinatários de seu convite de calendário. Como alternativa, digite seus endereços de e-mail manualmente. (Neste ponto, pode ser aconselhável adicionar essas pessoas ao seu catálogo de endereços. Você economizará alguns minutos na próxima vez que desejar fazer uma entrada na agenda.)
Preencha o convite do seu calendário
Dê os toques finais e essenciais ao convite da sua agenda preenchendo:
- Linha de assunto
- Localização
- Hora de início
- Hora de término, usando as caixas suspensas
Considere os detalhes
Antes de clicar em “Enviar”, considere a sabedoria de escrever uma mensagem curta no campo de texto explicando a natureza exata do convite do calendário. Isso pode ser particularmente útil se você acredita que o convite pode desencadear consultas por telefone ou visitas de funcionários ao seu escritório. Uma mensagem pode antecipar essas interrupções, dizendo a seus funcionários o que eles precisam saber e o que devem fazer para estar preparados.
Se quiser que seus funcionários leiam um arquivo antes da reunião, clique em “Anexar arquivo” antes de enviar o convite do calendário. Para garantir que eles não o negligenciem, escreva uma breve mensagem direcionando sua atenção para isso
Envie um convite do calendário remotamente
Você não precisa ficar preso ao computador de trabalho como um coldre em um cowboy para enviar um convite da agenda aos seus funcionários. Você pode enviar um do seu iPhone acessando o aplicativo de calendário e seguindo estas etapas:
- Crie um “Novo Evento” (ou um “Evento Existente” se estiver encaminhando um convite para um evento que você já criou).
- Toque no botão “Editar”.
- Toque em “Convidados”.
- Adicione os endereços de e-mail das pessoas que deseja convidar para sua reunião ou evento.
- Toque no botão “Concluído”, localizado no canto superior direito, que funciona como uma função de “envio”.
Aproveitar a função de convite de calendário do Outlook é mais um passo para ajudar a trazer ordem e organização para sua vida como proprietário de uma pequena empresa. E seus funcionários também apreciarão seus esforços.
