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Quais são as funções de um departamento de compras em uma organização?

A maioria das grandes empresas e até mesmo algumas organizações governamentais têm um departamento de compras ou aquisições como parte das operações diárias. Esses departamentos fornecem um serviço que é a espinha dorsal de muitas organizações de manufatura, varejo, militares e outras organizações industriais. Muitos indivíduos, mesmo alguns que trabalham para essas empresas, não sabem o que o departamento de compras faz, por que existe ou a que propósito serve. Para entender melhor qual é a função do departamento de compras, considere algumas funções que ele desempenha.

Dica

O departamento de compras é responsável por adquirir matérias-primas e outros recursos com o melhor preço possível.

Aquisição de matérias-primas e outros recursos

Uma das funções do departamento de compras é obter todos os materiais necessários para a produção ou operação diária da empresa ou organização governamental. Para uma empresa de manufatura, isso pode incluir matérias-primas como ferro, aço, alumínio ou plásticos, mas também pode incluir ferramentas, maquinários, caminhões de entrega ou até mesmo o material de escritório necessário para as secretárias e equipe de vendas.

Em um ambiente de varejo, o departamento de compras garante que sempre haja produtos suficientes nas prateleiras ou nos depósitos para manter os clientes satisfeitos e manter a loja bem abastecida.

Com uma pequena empresa, é especialmente importante manter os pedidos de estoque em um nível razoável; investir grandes quantias de capital em estoque excedente pode resultar em problemas de armazenamento e na escassez de capital para outras despesas, como publicidade ou pesquisa e desenvolvimento. O departamento de compras também supervisiona todos os fornecedores que fornecem a uma empresa os itens de que ela precisa para operar adequadamente.

Atingindo o melhor preço possível

Um departamento de compras também é encarregado de avaliar continuamente se está recebendo esses materiais com o melhor preço possível, a fim de maximizar a lucratividade. Isso pode ser um desafio para uma pequena empresa que pode comprar em quantidades menores do que um fornecedor maior e que, portanto, pode não receber o mesmo tipo de descontos por atacado. O departamento de compras de uma pequena empresa precisa pesquisar para encontrar os melhores fornecedores pelos preços mais razoáveis ​​para os pedidos de tamanho específico da empresa.

A equipe do departamento de compras pode se comunicar com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para pedidos em massa ou investigar a possibilidade de adquirir materiais mais baratos de fontes alternativas como parte de suas atividades diárias.

Papelada e contabilidade

Os departamentos de compras lidam com toda a papelada envolvida na compra e entrega de suprimentos e materiais. A compra garante a entrega oportuna de materiais dos fornecedores, gera e rastreia pedidos de compra e trabalha junto com o departamento de recebimento e o departamento de contas a pagar para garantir que as entregas prometidas foram recebidas na íntegra e estão sendo pagas no prazo. Em uma pequena empresa, isso significa trabalhar em estreita colaboração com o departamento de contabilidade para garantir que haja capital suficiente para comprar os itens adquiridos e que o caixa esteja fluindo sem problemas e todos os pagamentos sejam feitos dentro do prazo.

Conformidade com os protocolos de negócios

O departamento de compras também deve garantir que está cumprindo todas as políticas da empresa. Por exemplo, em uma pequena empresa, os membros da equipe podem se comunicar com o departamento de compras sobre as necessidades de compra de itens como suprimentos de escritório ou computadores. Antes de fazer uma compra, o departamento de compras deve garantir que atenda aos protocolos adequados para a compra e aprovação do orçamento e deve garantir que todos os itens sejam adquiridos de acordo com a política geral de compras da organização.