De acordo com a Receita Federal, os formulários W-2 devem ser enviados aos funcionários até 31 de janeiro para formulários derivados do ano anterior. Embora os funcionários não possam recebê-los pelo correio nesta data, eles devem - no mínimo - ser enviados neste momento. Para empresas que não seguem este protocolo específico, pode haver consequências.
Evitando Funcionários Insatisfeitos
Além de quaisquer problemas oficiais que você possa ter com o Internal Revenue Service (IRS) devido à falha em enviar formulários W-2 em tempo hábil, você pode ter que lidar com um grupo de funcionários muito descontentes, muitos dos quais provavelmente estão esperando uma declaração de imposto. Os funcionários podem não apenas fazer reclamações para você, mas também para o IRS, o que pode estimular uma investigação mais aprofundada em sua empresa se várias reclamações forem feitas sobre o assunto.
IRS Fine Assessment
O IRS cambaleia as multas com base no atraso no preenchimento dos formulários W-2. Uma multa de $ 50 por formulário é avaliada para W-2s arquivados dentro de 30 dias da data de vencimento, até um máximo de $ 187.500 para uma pequena empresa. Para formulários preenchidos antes de 1º de agosto, mas após 30 dias, a penalidade sobe para US $ 100 por formulário e uma multa máxima de US $ 536.000. A multa máxima é de $ 260 por formulário até $ 1.072.500 por ano para formulários protocolados após 1º de agosto.
Garantindo formulários precisos
Além de enviar os formulários W-2 dentro do prazo, você também deve garantir que esses formulários sejam precisos. De acordo com o site do IRS, se você enviar um formulário W-2 ao IRS alegando que você pagou a um determinado funcionário uma certa quantia em dinheiro e não pagou, essa pessoa tem o direito de processá-lo por danos. Uma penalidade de $ 530 por formulário sem valor máximo é avaliada. Você também pode ter que pagar uma multa de US $ 5.000 por danos por preencher o documento falso e pode estar sujeito a acusações criminais.
Registros e comunicação
Às vezes, se você pelo menos deixar seus funcionários saberem que está atrasado com seus W-2s, mas está trabalhando para tirá-los de lá, pode haver menos descontentamento do que se você não disser nada. Além disso, se você enviar um W-2 dentro do prazo, mas o tiver devolvido com um endereço antigo ou incorreto, não o abra ou jogue fora. Coloque-o no arquivo do funcionário e salve-o para o caso de ele entrar em contato com você para obter o formulário no futuro; você tem pelo menos uma prova de que tentou enviá-lo.
