Nos negócios, os relacionamentos criam parcerias e clientes fiéis. Ao escrever uma carta comercial, você estabelece a relação desde o início com a saudação. Quer você esteja enviando cartas comerciais ou e-mail, existem diferentes métodos aceitáveis para se dirigir ao leitor na saudação. Certifique-se de manter o tom profissional e de acordo com o relacionamento profissional que você mantém com o destinatário.
Saudações formais
Use saudações formais quando não conhecer o destinatário, tiver um cargo inferior ou estiver subordinado a ele. Saudações formais em cartas comerciais são tradicionais e amplamente aceitas. Eles devem ser usados quando você não tiver certeza sobre como se dirigir à outra parte.
- Destinatário desconhecido: Existem duas saudações tradicionalmente aceitáveis quando você está escrevendo uma carta comercial para um destinatário desconhecido. A quem possa interessar ou querido senhor ou senhora mostre respeito por qualquer um que seja o leitor pretendido.
- Destinatário conhecido: Ao enviar uma carta para uma pessoa específica cujo nome você possui, você deve começar com Caro e usar o sobrenome da pessoa. Quando possível, identifique o sexo, o estado civil e a titulação profissional. Use os identificadores Sr., Em., Senhorita, ou Sra. para definir o sexo e o estado civil. Ao se dirigir a um médico, use Dr. antes do sobrenome. Ao se dirigir a um professor, use Prof. Os identificadores são usados entre Dear e o sobrenome. Por exemplo, Caro Prof. Jones. Não use um identificador de gênero se a pessoa tiver um identificador profissional.
- Especificidades de gênero: Às vezes, você tem o nome completo da pessoa, mas não tem certeza se ela é do sexo masculino ou feminino. Diferenças de idioma, grafia única e nomes ambíguos de gênero podem criar confusão. Não adivinhe. Quando não tiver certeza sobre o gênero do destinatário, renuncie ao identificador de gênero e use o nome completo. Por exemplo, Caro Jan Jones.
Quando possível, aprenda o máximo que puder sobre a pessoa para tornar a saudação o mais pessoal possível. Isso pode exigir alguns minutos extras de trabalho, mas geralmente produz respostas melhores.
Usando saudações semiformais
Se você está em condições de igualdade com o destinatário ou tem um relacionamento longo que o qualifica para ser mais amigável, você pode usar uma saudação semiformal. É o mesmo que enviaria a um amigo para uma reserva de festa de aniversário, mas dá um tom que corresponde à forma como você se comunica com a pessoa na vida real.
- Destinatários do grupo: Se estiver usando um programa de mala direta, é possível enviar a carta e ter a saudação ajustada de acordo com cada indivíduo. No entanto, há momentos em que uma carta é enviada para um grupo inteiro e não individualizada. Nesse caso, identifique o grupo coletivamente. Por exemplo, Caros participantes, caros colegas ou querida equipe são aceitáveis.
- Individual Masculino ou Feminino: Em uma carta menos formal, Dear ainda é usado, mas com o primeiro nome da pessoa. Nenhum identificador é necessário. Novamente, isso deve ser nos casos em que você já está se tratando pelo nome do destinatário. Por exemplo, Querido joe funciona se você não ligar para Joe Mr. Jones pessoalmente.
- Saudações digitais comuns: O e-mail tende a seguir diretrizes de estilo mais relaxadas. Mais uma vez, determine a relação e adequação de usar saudações menos formais, como Oi ou Boa tarde. Na dúvida, opte por ser um pouco mais tradicional para não incomodar alguém que pode considerar sua saudação uma falta de respeito. Como em tudo no mundo dos negócios, entenda com quem você está se comunicando para tomar essa decisão.
Saudações semiformais são usadas tanto em cartas postais quanto em correspondências por e-mail. O e-mail é menos formal por natureza, e essas saudações são mais usadas no e-mail do que nas saudações formais.
Considere o tom da carta inteira
Uma coisa é escolher uma saudação profissional. É tão importante que a saudação corresponda ao tom da carta. Você pode ser amigável com uma pessoa, mas se estiver delineando os termos de um novo contrato, a carta será formal. A saudação deve corresponder ao tom e deve ser tradicional, como Caro Sr. Smith.
Não é suficiente escolher uma saudação que pareça certa. Uma carta comercial é construída por uma razão e cada parte dela, da saudação ao pós-escrito, é elaborada com um propósito.
Devida Diligência sobre o Destinatário
Dedicar algum tempo para descobrir o nome, o título e o status profissional de uma pessoa ajuda muito na correspondência comercial. Mostra respeito e profissionalismo. Ligue para a empresa para falar com uma recepcionista ou outro representante e pergunte a quem deve ser enviada uma carta sobre o assunto. As pessoas costumam ficar felizes em lhe fornecer as informações necessárias, embora você possa ter problemas com os guardiões que filtram a correspondência de vendas para os chefes.
Se você não conseguir obter as informações pelo telefone, acesse a Internet e procure o diretório de uma empresa. Use seu julgamento para decidir a quem a carta deve ser enviada. Mesmo se for para a pessoa errada, é mais provável que seja encaminhado se não começar com uma saudação genérica e nenhum nome.
