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Funções de um Departamento de Compras

O departamento de compras é responsável pelo processo de aquisição. Isso significa que ele garante o fornecimento de mercadorias, materiais de produção e equipamentos para que ocorra um processo de produção e vendas tranquilo. Para isso, as mercadorias devem ser adquiridas no momento certo, na quantidade certa e na quantidade certa. Se o processo de compra cair, existe o risco de a empresa não conseguir fabricar produtos ou manter as prateleiras estocadas com volume suficiente para atender a demanda do cliente.

O que é compra?

Todas as empresas precisam de bens, materiais e equipamentos específicos para fabricar produtos, oferecer bens para venda aos clientes ou executar os serviços que estão vendendo. Alguém tem que garantir que esses bens sejam comprados na empresa, no volume certo e na hora certa, para atender aos requisitos da empresa. Essa função cabe ao departamento de compras ou compras.

A função em si é ampla, cobrindo áreas como análise de mercado, negociações com fornecedores e produtores, transporte, opções de armazenamento, tecnologias de aquisição e tempos de pedido para garantir que os produtos sejam comprados da maneira mais econômica e eficiente possível. As funções específicas incluem:

  • Identificação de requisitos para bens, materiais e serviços.
  • Identificando fornecedores confiáveis.
  • Negociações de preços.
  • Comparação de prazos de entrega.
  • Estabelecendo quantidades de pedidos.
  • Redação de solicitações de licitações e concessão de contratos de fornecimento.
  • Coordenar a entrega com o armazém em relação às capacidades de armazenamento.
  • Teste de produto e controle de qualidade.
  • Gerenciando orçamentos e pagamentos.

X estratégico Papel Operacional do Departamento de Compras

Como a função do departamento de compras é tão variada, tendemos a dividi-la em duas subfunções: compra estratégica e compra operacional.

A compra estratégica é responsável por planejar todas as tarefas e decisões de alto nível que acompanham a aquisição. Nessa função, o departamento de compras definirá a direção geral da aquisição com base nas necessidades e objetivos da empresa, avaliará fornecedores e desenvolverá relacionamentos de longo prazo em toda a cadeia de suprimentos. O objetivo é obter bens da forma mais econômica possível, garantindo o menor risco possível para o negócio. Isso pode incluir decisões sobre se os produtos ou componentes são fabricados internamente ou adquiridos de fornecedores externos.

A compra operacional, também conhecida como compra tática, cuida dos aspectos administrativos da compra. É uma função transacional de curto prazo que se concentra em pedidos repetidos, recebimento de estoque e pagamentos de faturas, bem como no tratamento de devoluções e reclamações. Com seu chapéu operacional colocado, o departamento de compras estará mais preocupado em manter a linha de produção funcionando do que em compreender as capacidades do fornecedor ou em apoiar as necessidades de longo prazo da empresa.

Agora que você sabe o que é o departamento de compras, vamos examinar algumas de suas principais funções e funções.

Análise de necessidades e fornecedores

O ponto de partida para a compra estratégica é avaliar como o negócio está se saindo atualmente, como os recursos estão sendo usados ​​e quais são os custos de compra por departamento, equipe ou função. O departamento de compras analisará a trajetória de crescimento da empresa e elaborará um plano para ajudar o negócio a ter um melhor desempenho e / ou reduzir custos.

Ao mesmo tempo, o departamento de compras vai analisar o mercado do fornecedor para ver se a empresa está usando o fornecedor certo, com o preço certo, para atender às suas necessidades de negócios. A equipe pode comparar vários fornecedores, incluindo aqueles baseados em outros países, para preparar uma lista de possíveis fornecedores.

Concessão de contratos de fornecedores

Cada negócio terá seus próprios requisitos, mas geralmente a equipe analisará o custo, a qualidade, a reputação, a confiabilidade, a capacidade de produção e os cronogramas de entrega de cada fornecedor antes de assinar um contrato com o fornecedor. A capacidade tecnológica pode ser uma consideração em alguns setores. A incapacidade de um fornecedor de atender a qualquer um desses requisitos pode resultar em perdas significativas para a empresa, portanto, é importante tomar essas decisões certas. Em grandes empresas, o departamento também pode tomar decisões sobre a fabricação dos produtos internamente.

Encontrar os produtos certos pelo preço certo pode ser complexo e demorado, e o departamento de compras pode usar um processo de licitação (licitação) para escolher um fornecedor. Isso normalmente envolve a emissão de uma "Solicitação de Proposta", que convida os fornecedores interessados ​​a apresentar uma cotação ou proposta e explicar como eles atendem aos critérios de seleção.

A equipe também pode solicitar demonstrações financeiras, referências e relatórios de crédito para que possam avaliar a saúde da empresa licitante. As negociações de preço podem seguir enquanto o departamento de compras tenta alcançar o melhor preço unitário possível. Isso pode incluir a negociação de descontos com base no volume, preços escalonados ou graduados, dependendo das necessidades da empresa.

Seleção e relacionamento de fornecedores

Não é incomum que empresas maiores tenham vários fornecedores em seus livros, e uma função essencial do departamento de compras é gerenciar e manter esses relacionamentos. A cooperação estreita com os principais fornecedores significa que você pode compartilhar conhecimento sobre as mudanças de mercado, novos produtos e tecnologias ou outros fatores que podem ajudá-lo a se manter à frente da concorrência.

Uma empresa de varejo, por exemplo, deve compartilhar feedback dos clientes sobre os produtos existentes e usar esse conhecimento para inovar ofertas de produtos novos e aprimorados.

Pedidos e Controle de Estoque

No nível operacional, é essencial ter as quantidades certas de matéria-prima no armazém ou as quantidades certas de produtos na prateleira exatamente no momento em que o cliente entra pela porta. Ficar sem produtos significa que você perde vendas e seus clientes podem recorrer aos concorrentes para obter os produtos de que precisam. O excesso de estoque significa que você potencialmente terá que pagar mais em custos de armazenamento e corre o risco de o produto se tornar obsoleto antes de ter a oportunidade de usá-lo ou vendê-lo.

Geralmente, o departamento de compras terá sistemas em funcionamento que acionam um pedido de estoque sempre que uma determinada quantidade de estoque é atingida. Para aqueles que usam um sistema de gerenciamento de mercadorias, o estoque mínimo e a quantidade do pedido geralmente são predefinidos e são solicitados automaticamente pelo software.

Isso significa que um depósito bem abastecido é garantido, e o departamento de compras pode se concentrar em verificar a precisão dos itens e faturas e coordenar as datas de entrega com a equipe do depósito.

Conformidade e Controle de Qualidade

O controle de qualidade é uma parte essencial do processo de aquisição. O departamento de compras precisa inspecionar continuamente a qualidade, o desempenho e a confiabilidade do fornecedor para garantir que eles não caiam na complacência. Para fornecedores em outros países, isso pode incluir o monitoramento dos direitos dos trabalhadores, remuneração e condições de trabalho. É importante deixar claro onde reside a responsabilidade.

Costuma-se dizer que "o que é medido é feito". Uma função essencial do departamento de compras é analisar e medir os dados de desempenho para garantir que os fornecedores estão atingindo os resultados desejados, de acordo com a estratégia de compras da empresa. Por exemplo, o departamento pode medir:

  • A porcentagem de produtos entregues no prazo.
  • O número de fornecedores usados ​​e a quantidade de produtos que fornecem.
  • Disponibilidade do fornecedor.
  • Prazos de execução.
  • Taxas de defeito do produto.

Essas métricas permitem que o departamento de compras avalie o quão bem os fornecedores estão atendendo aos requisitos da empresa, quão bem eles respondem à demanda urgente e se a empresa está confiando demais em apenas um ou dois fornecedores principais, o que poderia deixar a empresa vulnerável se o fornecedor fosse fracasso. De posse desses dados, o departamento de compras pode revisitar o plano estratégico e fazer os ajustes necessários.