Quando você paga a uma pessoa pelos serviços prestados à sua empresa e essa pessoa não é seu funcionário, o IRS pode ser obrigado a emitir um Formulário 1099-MISC para o indivíduo e relatar o pagamento ao IRS no Formulário 1096.
Essas pessoas podem ser contratantes independentes, também chamados de freelancers, trabalhadores autônomos ou trabalhadores terceirizados.
Antes de emitir o Formulário 1099-MISC, você deve:
- Determine se a pessoa é legalmente um funcionário ou um contratado independente.
- Descubra se a pessoa é uma empresa.
- Decida se seus pagamentos à pessoa excedem o limite de relatório.
Determinar o status do contratante
Antes de preencher o primeiro cheque para alguém, você precisa analisar o relacionamento de sua empresa com essa pessoa. Se você tentar tratar os indivíduos que deveriam ser classificados como funcionários como se fossem contratados, poderá estar sujeito a penalidades severas por sonegar impostos sobre a folha de pagamento.
Funcionários vs. contratados independentes
Um indivíduo é um empregado, em geral, quando você controla como, quando e onde ele executa seu trabalho, e se espera que o relacionamento dure por um período indefinido de tempo.
É provável que um indivíduo seja um contratante independente se você controlar apenas o resultado do trabalho e o relacionamento se basear em um projeto, não em um período de tempo.
Os funcionários recebem salários regulares. A empresa paga impostos sobre a folha de pagamento e fornece W-2s a seus funcionários no final do ano. Os contratados independentes recebem verificações após a conclusão do projeto ou em pontos específicos durante o projeto. A empresa não retém impostos, que são de responsabilidade da contratada, e o total dos pagamentos é reportado à contratada independente no Formulário 1099-MISC no final do ano.
Verifique se o contratante não é uma corporação
Os pagamentos a empresas geralmente não precisam ser relatados em um 1099-MISC. Algumas exceções - como o pagamento de honorários advocatícios em algumas circunstâncias - são detalhadas nas Instruções para o Formulário 1099-MISC.
Identificar o limite de relatório alcançado pelo contratante
Se você pagar a um contratante independente $ 600 ou mais de remuneração de não funcionário em um ano, deverá emitir o Formulário 1099-MISC. A maioria dos pagamentos que uma empresa faz por serviços de um contratante independente são relatados no Formulário 1099-MISC no quadro 7, Remuneração de não funcionários. Você precisará do nome, endereço e número de identificação fiscal do contratante independente, que pode ser um número da Previdência Social ou TIN, ao preencher o 1099-MISC.
Você também deve apresentar o Formulário 1099-MISC para qualquer indivíduo que você pague e que esteja sujeito à retenção preventiva. Isso pode ocorrer quando alguém não forneceu seu número de identificação de contribuinte ou quando o IRS informou que alguém está sujeito à retenção na fonte.
