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Exemplos de custos operacionais

O custo operacional, geralmente denominado custo operacional, é o dinheiro necessário para administrar o seu negócio. Essas são as despesas de negócios do dia a dia necessárias para manter as luzes acesas e ter a equipe necessária para vender e atender às necessidades do cliente. Os custos operacionais são frequentemente refletidos na demonstração do resultado, que é registrada para uma empresa a cada ano; a demonstração do resultado analisa indicadores financeiros amplos, como receitas gerais, custos das mercadorias vendidas, custos operacionais e lucros líquidos. Ao estabelecer os livros financeiros de sua empresa, entender o que é considerado um custo operacional versus outros custos ajuda a contabilizar os custos de maneira adequada. Isso facilita a criação de demonstrativos anuais e registros contábeis, ao determinar a saúde financeira do negócio.

Qual é o custo operacional?

Dizer que o custo operacional consiste nos fundos necessários para realizar as operações do dia a dia não diferencia totalmente esses custos de outras despesas comerciais. Ao pensar em custos operacionais, pense no que é necessário para manter as luzes acesas no escritório ou depósito. Esses tipos de custos incluem aluguel e pagamentos de aluguel, custos de serviços públicos, material de escritório, salários de funcionários e despesas bancárias, no mínimo. Também pode haver taxas de contabilidade ou taxas legais incluídas nesses números, bem como custos de entretenimento, despesas de viagem e custos de vendas e marketing. As empresas devem ter essas despesas categorizadas em sistemas de contabilidade, para que possam executar facilmente relatórios e demonstrações financeiras.

Os custos operacionais também incluem os custos de compra ou fabricação de seus produtos e serviços. Freqüentemente, são chamados de custo dos produtos vendidos (CPV). Esses são os custos que são subtraídos da receita total para gerar os números da receita bruta. As despesas operacionais são então subtraídas disso, com impostos e juros sobre empréstimos, para determinar o lucro líquido da empresa. Pode parecer que os custos operacionais e as despesas operacionais devam significar a mesma coisa, mas não significam. As despesas operacionais referem-se aos custos específicos após a definição da receita bruta na demonstração do resultado. Incluem aluguel, custos de vendas e marketing, custos administrativos, folha de pagamento e despesas de escritório. Simplificando, as despesas fazem parte dos custos gerais. Os custos incluem despesas mais o CPV. Não entender essa distinção pode levar a uma leitura incorreta dos relatórios e não ter uma imagem fiel da saúde financeira da sua empresa.

Os custos operacionais consistem em uma mistura de custos fixos e variáveis. Custos fixos são custos que não mudam regularmente, enquanto os custos variáveis ​​sim. Os custos fixos incluem pagamentos de aluguel, enquanto os custos variáveis ​​incluem folha de pagamento, serviços públicos e até mesmo matérias-primas. Não presuma que todos os custos operacionais são um ou outro. Se uma empresa quer escalar a produção para níveis mais altos, ela precisaria de mais matéria-prima, mais mão de obra e pagaria mais em utilidades, mas o local principal do negócio ainda opera no mesmo arrendamento.

O cálculo das despesas operacionais usa uma fórmula simples:

Custo operacional = COGS + despesas operacionais

Uma empresa deve saber seus custos operacionais necessários para garantir que está precificando produtos ou serviços de forma adequada para gerar receita suficiente para pagar todas as despesas. Um líder de negócios precisa considerar o ciclo de vendas anual de negócios e considerar os números anualizados, bem como os menores custos operacionais trimestrais e mensais, para quebrar a produção de forma consistente ao longo do ano, sem sobrecarregar a empresa durante os períodos de maior movimento. Por exemplo, uma empresa de brinquedos que sabe que venderá mais durante a temporada de férias pode escolher produzir de uma das duas maneiras: vender um número fixo de unidades por mês durante todo o ano ou reduzir a equipe, até que a empresa queira aumentar produção mais perto da alta temporada. Compreender as despesas operacionais anuais totais em relação à receita ajuda o proprietário de uma empresa a criar melhor uma estratégia que funcione para sua empresa.

Custo operacional vs. custo inicial

Ao observar quais são os custos operacionais, pode parecer que essas são todas as despesas. Para alguns modelos de negócios, isso é verdade. Para outros modelos de negócios, existem outros custos que devem ser considerados. O modelo de inicialização considera os custos operacionais, mais quaisquer custos de inicialização. Os custos iniciais incluem o dinheiro necessário para obter um aluguel, comprar ou dar entrada em equipamentos, computadores e suprimentos. Os custos iniciais também incluem a construção de locações e a compra de móveis. Esses não são custos operacionais normais, mas devem ser levados em consideração no que uma nova empresa precisa obter de financiamento para lançar o negócio de maneira adequada.

Se uma startup buscasse apenas um Small Business Loan (SBA) para despesas operacionais, o consultor da SBA certamente questionaria por que não há despesas iniciais listadas. Pode ser que o próprio empresário tenha financiado a startup sozinho, o que é positivo, mas as despesas de inicialização ainda precisam ser contabilizadas em qualquer plano de negócios, e em qualquer demonstração financeira que busque financiamento para um novo negócio. Se a empresa está buscando apenas capital inicial, surgem questões semelhantes.

O escritório da SBA ou o capitalista de risco irão querer saber com que rapidez a empresa estará operacional e gerando receitas. Idealmente, a empresa pode começar a autofinanciar os custos operacionais rapidamente, mas sem esses números considerados e contabilizados, os investidores podem hesitar em financiar até mesmo as melhores ideias da empresa. Os líderes de negócios de empresas iniciantes precisam mostrar aos credores e investidores a necessidade exata e o plano de financiar essa necessidade por pelo menos três a cinco anos. Ninguém quer colocar dinheiro em um projeto apenas para esperar que dê dinheiro; eles querem ver exatamente como as vendas e o marketing gerarão as receitas necessárias para transformar a empresa de dependente do investidor em autossuficiente financeiramente.

Despesas operacionais vs. despesas de capital

Semelhante a uma despesa de inicialização, os custos de despesas de capital não fazem parte dos custos operacionais normais. Além disso, os custos de inicialização podem ser considerados uma despesa de capital, mas existem outras despesas que se enquadram neste item de linha para empresas existentes. A distinção é importante entender. Conforme já discutido, a despesa operacional é o financiamento necessário para as operações comerciais diárias. A despesa de capital é o financiamento que é usado para criar um benefício futuro; é um crescimento no desenvolvimento de longo prazo da empresa.

Despesas de capital são tratadas de forma diferente para fins de impostos sobre negócios, porque geralmente envolvem investimento em um ativo de longo prazo, como terreno ou desenvolvimento de software. Embora existam custos associados às despesas de capital, eles são listados como ativos no balanço patrimonial, enquanto todas as despesas operacionais são tratadas como despesas na demonstração do resultado. A maioria dos ativos pode ser depreciada sobre os impostos ao longo do tempo, ajudando a empresa a compensar as receitas futuras resultantes do crescimento, enquanto captura o valor total do ativo ao longo do tempo.

Um negócio que está começando pode precisar de dois anos de despesas operacionais, bem como do investimento de capital para iniciar a empresa. Uma empresa existente além da necessidade de custos iniciais pode buscar investimento de capital para crescimento ou usar lucros retidos para despesas de capital usados ​​em estratégias de expansão e crescimento de longo prazo. Uma empresa existente que busca investimento de capital não deve precisar desse dinheiro para despesas operacionais. A empresa deve ser capaz de demonstrar geração consistente de receita para pagar despesas operacionais e ter lucro, mesmo que seja pequeno.

Exemplo de custos operacionais de negócios

Já listamos muitos exemplos de custos operacionais encontrados nas práticas comerciais diárias. Vamos examinar como isso funciona na pequena empresa média. Um talentoso ceramista quer abrir uma vitrine com uma oficina e área de armazenamento nos fundos da loja. Os custos iniciais são a primeira consideração. O aluguel é de US $ 2.000 por mês, o que inclui serviços públicos que exigem dois meses iniciais ou US $ 4.000. Ele também precisa de expositores, estantes, um estande de vendas básico com um computador e software de ponto de venda. Todos os móveis custam US $ 6.000, e o hardware e software do computador custam US $ 1.000. Ele também precisa de sinalização para a loja, que custa US $ 1.000, e o equipamento de cerâmica atualizado custa US $ 2.000. Seus custos iniciais são: $ 14.000 ($ 4.000 + $ 6.000 + 1.000 + $ 1.000 + $ 2.000).

Agora, considere seus custos operacionais, começando com o custo para fazer sua cerâmica. Ele precisa de argila, tinta e outros consumíveis usados ​​na confecção de cada peça de arte. Para fazer 100 novas peças por mês, ele estima que precisa de aproximadamente US $ 2.000 em suprimentos. Esse é um custo variável, e como cada peça é customizada, haverá desperdício, e ele poderá usar mais suprimentos para pedidos customizados. Ele estima que venderá um mínimo de 80 peças por mês, com uma média de $ 100 por peça ou $ 8.000 de receita total.

Seu CPV é de $ 2.000, que é subtraído de sua receita total para nos dar seu lucro bruto de $ 6.000 ($ 8.000 - $ 2.000 = $ 6.000). A partir disso, ele tem que pagar despesas operacionais de $ 2.000 em aluguel mensal, $ 500 em marketing, $ 1.000 para seu único funcionário, $ 100 no empréstimo para sua abertura e outros $ 500 para impostos, material de escritório e uma linha telefônica comercial. Suas despesas operacionais totais são de $ 4.100 ($ 2.000 + $ 500 + $ 1.000 + $ 100 + $ 500). Quando ele subtrai isso, ele tem seu lucro líquido de $ 1.900. Isso é antes de ele distribuir seu lucro para si mesmo ou investir no crescimento de seu negócio.

Seu custo operacional é o CPV, mais as despesas operacionais. Portanto, seu custo operacional mensal é de $ 6.100. Multiplique isso por 12 para obter o custo operacional anual de $ 73.200. Sua receita total anual é de $ 96.000, deixando o proprietário da empresa com $ 22.800 de lucro líquido. Considerando que ele ainda não se pagou, seu ganho é distribuído a partir desse número.

Planejamento Estratégico para Empresas

O pequeno empresário deve considerar os custos gastos na obtenção do lucro bruto, o CPV, bem como as despesas operacionais, para que possa buscar formas de melhorar o lucro líquido. Muitos empresários podem colocar-se na folha de pagamento por uma pequena quantia e fazer uma distribuição no final do ano, com outros lucros. Se não houver muitos lucros, isso significa que o proprietário da empresa está ganhando apenas um pequeno salário da empresa.

Considere o nosso dono da loja de cerâmica. Se ele quisesse colocar novos displays três anos no negócio para modernizar a loja, não teria muito dinheiro para fazer isso. Ele não estava recebendo salário no exemplo, então estava ganhando no máximo $ 1.900 por mês no exemplo. Ele precisaria determinar como reduzir seu CPV ou suas despesas operacionais, para que pudesse aumentar seu lucro. Por outro lado, ele precisaria determinar como dimensionar sua operação, para que pudesse vender mais produtos, mantendo os custos baixos.

Talvez o proprietário da empresa pudesse comprar alguns suprimentos a granel, pagando menos e armazenando o que pudesse sem se preocupar com estragos. Ele também poderia fazer uma análise de preços no mercado para determinar quais produtos vendem melhor e, então, aumentar os preços. O proprietário da empresa também pode observar os períodos de pico de vendas para garantir que não apenas tenha as prateleiras estocadas com produtos, mas também que tenha promoções para atrair o maior número possível de vendas. Ele pode precisar aumentar alguns meses de 50 para 70 peças, de modo que tenha estoque suficiente para as vendas da alta temporada, quando ele pode maximizar as receitas. Estas são algumas estratégias que os líderes empresariais podem considerar para gerar mais lucro, sem incorrer em mais despesas.