Como empregador, você é responsável por fornecer aos seus funcionários e à Receita Federal um Formulário W-2 para cada funcionário, mostrando a renda tributável do ano. Saber como esse valor é calculado, bem como as diferenças entre os valores tributáveis e o pagamento bruto, permitirá que você preencha W-2s precisos e responda a perguntas que seus funcionários possam ter.
Pagamento bruto do funcionário
O pagamento bruto representa o valor total pago por uma empresa a seus funcionários. O pagamento bruto não leva em consideração quaisquer deduções antes dos impostos ou outras isenções de renda. Por exemplo, se a sua empresa paga a um funcionário $ 4.000 por mês, o salário bruto do funcionário no ano é igual a $ 48.000. Normalmente, o pagamento bruto não é encontrado no Formulário W-2 por causa das várias deduções antes dos impostos. Em vez disso, o pagamento bruto pode ser encontrado no contracheque final do funcionário para o ano.
W-2 Salários para Imposto de Renda
Na caixa 1 do Formulário W-2, sua empresa relata o total de salários tributáveis do funcionário para manutenção de registros do IRS. Ao calcular esse número, retire quaisquer deduções antes dos impostos do pagamento de um funcionário, porque elas não contam como receita de impostos federais. Exemplos de deduções antes dos impostos incluem contribuições para planos de aposentadoria patrocinados pelo empregador, como contribuições 401 (k) ou 403 (b), contas de gastos flexíveis, assistência a dependentes, estacionamento (se isento de impostos) e prêmios médicos. Por exemplo, se você paga $ 48.000 a uma funcionária, mas ela contribui com $ 8.000 para seu plano 403 (b), você reporta apenas $ 40.000 no quadro 1.
W-2 FICA Wages
No Formulário W-2, os salários do Seguro Social na caixa 3 e os salários do Medicare na caixa 5 são calculados de forma ligeiramente diferente dos salários sujeitos a impostos sobre o rendimento. As únicas deduções antes dos impostos permitidas são cuidados com dependentes, gastos flexíveis, prêmios médicos e estacionamento (se isentos de impostos). Os salários da Previdência Social na caixa 3 são limitados pelo limite anual do imposto da Previdência Social, que equivale a $ 132.900 em 2019, mas é reajustado anualmente pela inflação. Não há limite para os salários do Medicare na caixa 5.
Significado da diferença
A importância da diferença entre os salários W-2 relatados e o pagamento bruto é que os funcionários não podem reivindicar uma dedução pelas despesas antes dos impostos em sua declaração de imposto de renda. Por exemplo, nenhum formulário de imposto contém uma linha para reivindicar uma dedução para as contribuições 401 (k) ou 403 (b), portanto, se sua empresa não calcular corretamente os salários W-2 do pagamento bruto, o funcionário pode perder a dedução. O mais provável, entretanto, é que o funcionário exija que você imprima um formulário W-2 corrigido.
