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Como usar instruções SQL no MS Excel

Com a maioria das planilhas do Excel, você insere dados manualmente nas células e, em seguida, usa fórmulas ou outras funções para analisá-los ou realizar cálculos. Se você tiver uma grande fonte de dados, como um banco de dados Access, um banco de dados SQL Server ou até mesmo um grande arquivo de texto, você também pode recuperar dados usando o Excel. O uso de instruções SQL no Excel permite que você se conecte a uma fonte de dados externa, analise o campo ou o conteúdo da tabela e importe dados - tudo sem ter que inserir os dados manualmente. Depois de importar dados externos com instruções SQL, você pode classificá-los, analisá-los ou realizar quaisquer cálculos de que possa precisar.

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Abra o Microsoft Excel e crie um novo arquivo de pasta de trabalho ou abra um arquivo existente ao qual deseja conectar uma fonte de dados externa.

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Clique em “Dados” na faixa do Excel. Clique no ícone “De outras fontes” na seção Obter dados externos. Clique em “From Microsoft Query” no menu suspenso.

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Clique no tipo de sua fonte de dados na janela Escolher Fonte de Dados. Clique e habilite a opção “Usar o Assistente de Consulta para criar / editar consultas” e, a seguir, clique em “OK”. A janela Conectando-se ao banco de dados aparecerá primeiro e, alguns segundos depois, a janela do navegador Selecionar arquivo de banco de dados aparecerá.

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Navegue até a pasta e o arquivo do seu banco de dados ou arquivo de fonte de dados. Destaque o nome do arquivo da fonte de dados e clique em “OK”. A caixa Query Wizard aparecerá na tela.

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Clique e selecione a tabela na fonte de dados que contém os campos que você deseja consultar com SQL e importar para sua planilha Excel. Clique no botão “>” no meio da janela do Assistente de consulta para preencher o painel Colunas em sua consulta com nomes de campo da tabela selecionada em sua fonte de dados. Clique no próximo botão para continuar.

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Selecione opções de filtro para os dados a serem recuperados e exibidos na planilha, se desejar. Ao criar um filtro para dados em um ou mais campos, você instrui o Excel a recuperar apenas os dados da fonte de dados que atendam a certas condições ou critérios. Por exemplo, se sua fonte de dados contém uma lista de clientes e suas informações de contato, você pode ter um campo na tabela para números de telefone. Se você deseja recuperar apenas os clientes da fonte de dados que possuem um código de área (919), pode fazer isso aplicando um filtro. Clique em “Phone_Number” ou outro campo com nome semelhante no painel Coluna a Filtrar e selecione “contém” na lista de tipo de filtro. Digite "919" no próximo campo e pressione “Avançar”.

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Selecione uma ordem de classificação crescente ou decrescente para os registros recuperar da fonte de dados. Clique no botão “Avançar”. Habilite a opção “Retornar dados para o Microsoft Excel” e clique no botão “Concluir”.

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Clique e ative a opção “Tabela” na janela Importar Dados. Habilite a opção “Planilha Existente” e clique no ícone “seta vermelha” à direita do campo da célula sob o rótulo Planilha Existente. Clique e selecione a célula onde deseja posicionar o canto superior direito da tabela de dados que contém os registros da fonte de dados externa.

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Clique OK." O Excel exibe uma tabela com registros recuperados que retornam como resultado da consulta SQL subjacente da fonte de dados pelo Assistente de Consulta.

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Visualize a consulta SQL para ver como o código recupera dados da fonte de dados externa. Clique em “Conexões existentes” na guia Dados. Clique no ícone "Consulta do tipo de fonte de dados" na seção Conexões nesta pasta de trabalho da janela Conexões existentes. A janela Importar Dados aparecerá na tela.

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Clique no botão “Propriedades”. Na janela Propriedades da conexão, clique na guia “Definição”. Localize o texto na caixa Texto do comando. O código de consulta SQL nativo aparece lá. Para uma consulta SQL que recuperou registros de uma tabela externa chamada “Personal_Contacts,” o código seria semelhante ao seguinte: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email_Address FROM C: \ Users \ NameOfUser \ Documents \ Database1.accdb.tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts

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Clique no botão “OK” para fechar a janela Propriedades da conexão. Edite outros dados na planilha e salve a pasta de trabalho conforme necessário.