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Como imprimir etiquetas de correio a partir do Excel

Microsoft Excel é uma ótima ferramenta para contabilidade, coleta e manutenção de dados, bem como gerenciamento de informações de contato para leads e clientes potenciais para sua pequena empresa. Como o formato de planilha é útil para armazenar informações de contato, o Excel pode ser especialmente útil para gerenciar contatos e imprimir etiquetas de correio de uma folha de contato.

Ao utilizar o recurso de mala direta em coordenação com Microsoft Word, você pode transportar informações de endereço e contato para imprimir etiquetas de correio diretamente do Excel. Imprimindo etiquetas no Word usando as informações de contato de sua planilha do Excel, você pode criar facilmente uma série de etiquetas personalizadas para enviar pacotes para todos os contatos de sua lista. Veja como fazer.

Como imprimir etiquetas do Excel

Para imprimir etiquetas do Excel, primeiro você deve ter uma planilha que contenha todas as informações de contato que usará para as etiquetas de correio. Isso inclui seu contato nome, Endereço, cidade,Estado, e acompanha código postal.

Você precisará organizar essas informações em colunas que podem ser posteriormente mescladas no Word como parte da etiqueta de envio. Para fazer isso, rotule cada coluna com o ponto de dados que o acompanha. Por exemplo, para a coluna que contém todos os nomes de seu contato, marque a primeira célula Primeiro nome. Essa primeira célula atuará como uma tag de mesclagem correspondente, que informará ao Word qual ponto de dados deve ser colocado em cada seção correspondente em cada etiqueta individual que você imprimir.

Como criar rótulos a partir do Excel

Para imprimir etiquetas de endereço do Excel, você precisará transferir suas informações de contato para o Word, que processará as etiquetas. Para começar, abra um novo documento do Word. Clique em Mailings guia na barra de menu superior e encontre a seção chamada Iniciar mala direta. Deve haver uma opção chamada Iniciar mala direta, onde você selecionará uma opção chamada Etiquetas.

Clicar em rótulos abrirá uma nova janela chamada Opções de etiqueta. Aqui é onde você selecionará o tipo de etiquetas de envio que deseja imprimir. Comece selecionando um fornecedor para sua etiqueta de envio no Fornecedores de etiqueta cardápio. Deve estar localizado em uma seção chamada Informações do rótulo.

Agora você será solicitado a escolher entre um Número de produto lista, onde você escolherá o número exato do produto da etiqueta que está tentando imprimir. Se você solicitou etiquetas de envio específicas nas quais imprimirá, escolha o número exato do produto, caso contrário, você também pode criar um etiqueta de envio personalizada. Depois de selecionar sua escolha, clique em OK.

Etiquetas de mala direta do Excel

Depois de selecionar suas etiquetas, agora você precisará mesclar suas informações de contato do Excel em suas etiquetas de correio no Word. Isso irá processar etiquetas de mala direta do Excel. Volte para a barra de menu superior e volte para o Iniciar mala direta cardápio. Escolha o Selecione os Destinatários opção.

Agora, clique na opção para Use a Lista Existente, e uma nova janela será aberta solicitando que você Selecione a fonte de dados. É aqui que você selecionará a planilha com todas as suas informações de contato, para localizar a pasta onde seu arquivo está localizado. Depois de selecioná-lo, clique em Abrir e uma nova janela será aberta chamada Selecione a mesa, onde você escolherá sua planilha.

Seu documento do Word agora deve ser preenchido com uma pequena caixa que representa sua etiqueta de envio. Você precisará inserir o que é conhecido como Mesclar Campos isso designará quais informações serão mescladas de sua planilha de contatos do Excel. Você também pode criar quaisquer elementos adicionais que desejar em sua etiqueta, incluindo conteúdo personalizado, como o logotipo de sua empresa, que deseja em cada etiqueta. Para fazer isso, você precisará ir ao menu superior e selecionar a partir do Escrever e inserir campos seção.

Combine campos de mesclagem com sua lista de contatos

Para mesclar etiquetas de mala direta do Excel da maneira mais simples, escolha o Inserir Bloco de Endereço opção do menu Gravar e inserir campos. Isso irá inserir um campo de mesclagem em sua etiqueta de amostra para cada endereço em sua lista. De Inserir bloco de endereço janela, você será solicitado a escolher sua formatação preferida para as informações de endereço. Localize o Especifique os elementos do endereço seção da janela, onde será solicitado que você escolha o formato de sua etiqueta de envio em uma lista chamada Insira o nome do destinatário neste formato.

Depois de escolher seu formato preferido, clique em OK e os códigos de mesclagem devem preencher o primeiro rótulo com as informações de sua planilha do Excel. Se uma janela chamada Match Fields aparecer, isso significa que você precisa sincronizar os campos de mesclagem no Word com os títulos das colunas correspondentes em sua planilha de contatos do Excel. Nesta janela, clique na seta suspensa ao lado de qualquer categoria incomparável e escolha a coluna correspondente em sua planilha de contatos do Excel com as informações correspondentes para combiná-las.

Atualize suas etiquetas

Volte para o Escrever e inserir campos seção da barra de menu superior. Selecione a opção para Rótulos de atualização, e todas as etiquetas de correio em seu documento devem ser atualizadas. Para revisar seus resultados antes de imprimir, escolha a opção na barra superior chamada Resultados de pré-visualizaçãoe clique para visualizar suas etiquetas. Você pode revisá-los aqui ou esperar para revisá-los depois de mesclá-los em um novo documento.

Volte ao menu superior e selecione a opção para Concluir e fundir, que deve exibir um pequeno menu suspenso com algumas opções. Escolha a opção de Editar Documentos Individuais, que abrirá uma nova janela chamada Mesclar para um novo documento. Isso preencherá todas as tags de mesclagem com suas informações de contato reais.

Imprimir etiquetas de endereço no Word

Agora que suas etiquetas de correio devem estar todas preenchidas, é hora de imprimi-las. Você pode escolher imprimir etiquetas de endereço algumas de cada vez ou todas de uma vez, dependendo de quantas etiquetas você está tentando imprimir. Vá em frente e escolha Tudo, então clique OK. Isso criará um novo documento com todas as suas etiquetas devidamente preenchidas. Revise-os para ter certeza de que estão todos corretos antes de prosseguir para a impressão de etiquetas no Word.

Imprimir etiquetas no Word a partir daqui é bastante simples. Se você pediu rótulos específicos em que você vai imprimir suas informações, carregue-as em sua impressora. Se você estiver criando etiquetas personalizadas, insira o material em branco que acompanha na impressora. Volte ao seu documento do Word e selecione Arquivo na barra de menu superior. Clique no Impressão opção para abrir a janela Imprimir, onde você escolherá sua impressora preferida na lista, e clique em OK para imprimir etiquetas do Excel.