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Como converter planilhas do Excel para Word

O Microsoft 365 Office Suite é um conjunto poderoso de programas de software amplamente usados ​​em toda a empresa. Enquanto o Excel é usado como um programa de planilha e o Word como um programa de processamento de texto, ambos são capazes de se integrar para criar documentos usados ​​regularmente nos negócios. Embora não seja possível converter diretamente .xls em .doc, as extensões de arquivo do Excel e do Word, respectivamente, você pode executar funções como inserções em tabelas de mala direta.

Usando dados do Excel no Word

Abra o arquivo Excel que deseja mover para um documento do Word. Em seguida, abra o Word; você pode usar um documento existente ou iniciar um novo documento do Word. Determine quanto da planilha do Excel você deseja copiar e colar no documento do Word. Se houver um gráfico que deseja copiar, use o mouse para selecionar o gráfico e pressione Control + C. Isso copia a área selecionada.

Agora vá para o documento do Word e localize a área onde deseja inserir o gráfico copiado. Coloque o cursor naquele local e pressione Control + V para colar o gráfico lá. Existem várias opções de colagem no Excel 2010 designadas por um pop-up com cinco ícones. Da esquerda para a direita, os ícones significam que os itens colados irão:

  • Use o tema de destino: Isso incorpora o gráfico para corresponder a um documento existente.

  • Manter a formatação original: O formato do gráfico permanece o mesmo da planilha do Excel e pode ser editado no Word manualmente.

  • Use o tema do destino e os dados do link: O tema do documento do Word é correspondido, mas os dados permanecem conectados à planilha do Excel, refletindo todas as alterações feitas nos dados do gráfico do Excel.

  • Manter a formatação de origem e os dados de link: O tema do gráfico do Excel original é movido para o documento do Word junto com a manutenção do link de dados para o arquivo do Excel para fazer alterações conforme o gráfico do Excel é atualizado.
  • Foto: O gráfico é colado como uma imagem e nenhuma edição é possível nas células do gráfico.

Dependendo do tamanho do gráfico, pode ser necessário redimensioná-lo para se ajustar às margens do documento. Faça isso clicando no gráfico de modo que o gráfico seja delineado e pequenos quadrados fiquem em cada canto e linha média do contorno. Selecione o quadrado superior esquerdo usando o mouse e segure-o enquanto puxa o canto para baixo no centro ou para fora para redimensionar o gráfico.

Procedimento de mala direta

Mala direta é uma ferramenta poderosa que integra dados em uma planilha do Excel a cartas, envelopes e etiquetas criadas no Word. Se você tiver um grande banco de dados com nomes de clientes, endereços e números de telefone, poderá fazer com que o Word envie um documento individualizado para cada pessoa criando um arquivo de mala direta.

Prepare a planilha do Excel para mala direta, preparando seus dados adequadamente. Nomeie as colunas como você fará na mala direta. Por exemplo, a coluna com o primeiro nome de uma pessoa deve ser rotulada como Nome. A mala direta corresponderá ao nome, sobrenome, endereço 1, endereço 2, cidade, estado e CEP. Se você não nomear essas colunas para corresponder à mala direta, o Word pode não reconhecer que uma coluna é o campo que ele precisa para usar e ignorar os dados.

Abra um novo documento do Word. Na guia Iniciar mala direta, abra correspondências e escolha o tipo de mala direta que deseja fazer: cartas, envelopes, etiquetas ou e-mails. Vá para a guia Selecionar destinatários e escolha Usar uma lista existente. Pesquise a planilha do Excel que contém os dados que você deseja mesclar no Word.

Em seguida, você irá inserir bloco de endereço. É aqui que você insere os nomes das colunas que correspondem às informações desejadas na carta, etiqueta ou envelope, como Nome, Sobrenome e Endereço. Selecione OK e Salvar Arquivo. Se você estiver trabalhando em uma carta, pode inserir uma saudação com o nome de uma pessoa. Siga as instruções em Saudação como faria para o Bloco de Endereços. Com qualquer adição, selecione OK e Salvar arquivo.

Vá para Concluir Mala Direta para permitir que os dois arquivos se combinem e criem os documentos individualizados desejados. Você pode salvar toda a mala direta para usar no futuro com outras correspondências em massa.