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Como converter o Word em um formulário PDF editável

Se você tiver um documento do Microsoft Word que gostaria de transformar em um formulário preenchível digitalmente, há várias opções disponíveis. Você pode criar um formulário preenchível no próprio Word, para que outras pessoas possam preencher o formulário sem editar o documento subjacente. Você também pode usar o Adobe Acrobat e outras ferramentas PDF para converter um documento do Word em um formulário editável que qualquer pessoa com software compatível com PDF pode preencher. Ferramentas online para coletar respostas e assinaturas de documentos também podem gerar formulários preenchíveis para itens como contratos que você pode distribuir.

Compreendendo a tecnologia de formulário preenchível

Normalmente, se você criar um formulário para algo como uma pesquisa ou um contrato como um documento do Word e enviá-lo a alguém, corre o risco de que essa pessoa altere acidentalmente ou intencionalmente o documento antes de preenchê-lo e enviá-lo de volta. Isso pode ser um problema se as pessoas não assinaram e preencheram os formulários que você espera.

Uma alternativa é enviar uma imagem ou PDF não editável de um formulário, ou mesmo uma cópia em papel. Você pode então pedir que as pessoas o preencham manualmente e enviem de volta, por fax ou digitalizem e enviem de volta o formulário preenchido. No entanto, isso pode ser difícil de manejar e requer que o destinatário tenha uma impressora e um scanner ou que você espere pela entrega do correio.

Uma alternativa é usar ferramentas digitais para criar um formulário que alguém pode preencher em um computador e smartphone e enviar de volta para você digitalmente. Se você for usar o formulário para coletar assinaturas ou acordos, certifique-se de que cumpre legalmente os requisitos em vigor na sua área para assinaturas digitais legalmente vinculativas. Se o formulário coletar qualquer tipo de informação sensível, certifique-se de coletá-la e armazená-la de forma a preservar a privacidade das pessoas e em conformidade com a lei. Você pode não conseguir usar o e-mail para coletar algumas informações confidenciais por esse motivo.

Criação de um PDF preenchível

Use o Adobe Acrobat ou outro software de edição de PDF para criar um PDF preenchível. Crie um documento do Word, salve-o no Word e abra o Acrobat. Clique no menu “Ferramentas” e clique em “Preparar formulário”. Selecione o arquivo do Word a ser importado. O Acrobat detectará campos de formulário em potencial e os adicionará automaticamente, mas você pode usar as ferramentas no painel de edição direito para ajustá-los, excluí-los ou adicionar novos campos de formulário. Quando terminar, você pode salvar o formulário e enviá-lo para outras pessoas preencherem.

Você também pode usar o Acrobat para distribuir o formulário, enviando-o por e-mail às pessoas e coletando suas respostas em sua caixa de entrada ou por meio de um sistema como o Microsoft SharePoint. Clique no botão “Distribuir”, selecione como deseja receber as respostas e clique em “Continuar”. Insira os endereços dos destinatários ou selecione-os no catálogo de endereços. Selecione "Coletar nome e e-mail de destinatários para fornecer rastreamento ideal", se quiser informações sobre quem recebeu e preencheu o formulário, ou deixe-o em branco para manter o anonimato.

Criar formulário no Word

Você também pode criar um formulário preenchível no próprio Word que outras pessoas podem preencher usando o Word. Você deve ter a guia "Desenvolvedor" visível no Word. Para exibi-lo, clique na guia "Arquivo", clique em "Opções" e "Personalizar Faixa de Opções". Em "Guias principais", selecione "Desenvolvedor" e clique em "OK".

Em seguida, crie um novo documento. Se quiser usar um modelo de formulário existente do Word, você pode usar a opção "Pesquisar modelos online" no menu Novo documento do Word para encontrar um que atenda às suas necessidades.

Depois que o documento for criado, use as opções na guia Desenvolvedor para adicionar campos de formulário no Word. Por exemplo, você pode inserir um "Controle de conteúdo Rich Text" para que as pessoas insiram texto ou criem menus suspensos e caixas de seleção. Adicione texto ao formulário também para dizer às pessoas o que inserir e onde.

Depois que o formulário for criado como você deseja, proteja-o de outras pessoas que o editem selecionando todos os elementos e texto do formulário, clicando em "Restringir edição" na guia Desenvolvedor. Em seguida, clique em "Sim, comece a aplicar restrições". Envie por e-mail ou distribua o formulário aos destinatários para preenchimento e, em seguida, peça que eles o enviem de volta para você.