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Como digitalizar um documento e enviá-lo por e-mail usando o Windows Mail

Digitalizar documentos comerciais, como contratos e propostas, e enviá-los aos clientes por e-mail pode reduzir seus custos com papel e tarifas de fax de longa distância. Quer você tenha um scanner autônomo ou uma impressora multifuncional, o processo de conversão de um documento em formato eletrônico é semelhante para muitos dispositivos de digitalização. Enquanto uma impressora de digitalização para e-mail e a maioria das impressoras All-in-One permitem que você digitalize um documento diretamente do dispositivo sem usar nenhum software extra, o software de digitalização especializado oferece mais opções, incluindo a capacidade de selecionar um formato de documento e escolher uma resolução. Depois de criar a digitalização, você pode anexá-la diretamente a uma mensagem no Windows Live Mail.

Digitalize o documento

  1. Limpe a superfície da mesa de digitalização com um pano macio e limpa-vidros sem riscos. Um scanner pegará sujeira e impressões digitais no processo de digitalização, o que pode afetar a qualidade da imagem de saída.

  2. Abra a tampa e coloque o documento voltado para baixo na mesa de digitalização. Alinhe o documento usando os marcadores ao longo do perímetro do vidro e feche a tampa com cuidado.

  3. Inicie o software de digitalização que acompanha o seu scanner. Por exemplo, se você estiver usando um scanner ou impressora multifuncional HP, o software estará localizado na pasta HP.

  4. Selecione “Documento” como o tipo de digitalização e, em seguida, escolha se deseja digitalizar o documento em cores ou em preto e branco.

  5. Selecione um formato de saída para o documento digitalizado, geralmente um tipo de imagem como TIFF ou GIF ou PDF.

  6. Escolha uma resolução, se solicitado, que produza um arquivo de alta qualidade, como 300dpi. Embora selecionar um dpi mais alto criará um arquivo de tamanho maior, a imagem será mais nítida. No entanto, esteja ciente de que arquivos de resolução mais alta demoram mais para carregar e enviar.

  7. Clique no botão “Scan”. Quando o processo de digitalização for concluído, clique em “Salvar”. Digite um nome de arquivo para o documento e selecione uma pasta de destino, como Meus Documentos. Clique no botão “Salvar”.

  8. Dica

    Como alternativa ao software de digitalização integrado ao seu sistema, você pode pesquisar online por um aplicativo de digitalização para e-mail que pode oferecer recursos adicionais.

Enviar o documento por e-mail

  1. Abra o Windows Live Mail e faça login em sua conta.

  2. Componha uma nova mensagem clicando no botão “Mensagem de e-mail” na barra de ferramentas inicial.

  3. Digite o endereço de e-mail do destinatário, inclua uma linha de assunto e, em seguida, digite a mensagem que deseja incluir com o documento anexado.

  4. Clique no botão “Anexar arquivo” na barra de ferramentas Mensagem. Navegue pelas pastas na caixa de diálogo do Windows Explorer e selecione o documento digitalizado. Clique em “Abrir” para anexar o arquivo ao e-mail.

  5. Clique no botão “Enviar”.

  6. Dica

    Considere o uso do formato PDF ao digitalizar um documento. Um PDF retém todos os elementos visuais do documento original e pode ser aberto em qualquer PC que tenha o Adobe Reader instalado.