Se sua empresa tiver um ou mais funcionários, você deve ter um sistema de folha de pagamento em vigor. Um processo automático de folha de pagamento ajuda você a cumprir os requisitos legais e fiscais e simplifica o processo de pagamento de seus funcionários. Muitos empregadores terceirizam a função de folha de pagamento para um fornecedor externo ou usam um software de sistema de folha de pagamento em vez de depender de processos manuais.
Tempo e salários
Um sistema de folha de pagamento calcula o valor que você deve a seus funcionários com base em fatores como o tempo que trabalharam, suas horas de trabalho ou salários e se tiraram férias ou feriados durante o período de pagamento. O sistema ajusta o pagamento bruto calculando e subtraindo impostos e outros valores retidos na fonte. No dia do pagamento, o sistema fornece aos seus funcionários cheques em papel ou depósitos da folha de pagamento e um resumo das informações que você usou para calcular seus salários brutos e líquidos.
Impostos e retenções na fonte
Um sistema de folha de pagamento também processa informações fiscais e ajuda você a cumprir suas obrigações fiscais. O sistema ajusta o pagamento dos funcionários com base no status de retenção fornecido em seus formulários IRS W-4 e gera um formulário W-2 no final do ano. Um sistema de processamento de folha de pagamento também pode calcular o valor do imposto sobre a folha de pagamento que você deve e automatizar seus pagamentos às autoridades fiscais. Ele processa outras deduções da folha de pagamento, como penhoras de salários e deduções voluntárias.
Comunicando
Os relatórios da folha de pagamento podem ajudar uma empresa a gerenciar uma de suas maiores despesas - mão de obra. Um sistema de folha de pagamento gera uma infinidade de relatórios para funcionários horistas e assalariados. Muitos sistemas incluem modelos de relatórios para que os gerentes possam descobrir de forma rápida e fácil quais são os custos de sua folha de pagamento em um determinado período, e podem verificar outros fatos importantes, como número de funcionários, saldos de férias e os funcionários que ganham mais e menos.
