Uma boa comunicação nos negócios pode fazer uma grande diferença em como você é visto. Quer você esteja escrevendo uma proposta formal em formato de carta ou apenas uma carta comercial, usar a formatação adequada e explicar suas ideias de forma clara e sucinta garantirá que seu público entenda suas ideias e aumentará a probabilidade de vê-las favoravelmente.
Formate a carta
Formate a carta corretamente. Escreva em papel timbrado com seu nome, endereço e outras informações de contato centralizadas na parte superior. Se você não tiver papel timbrado, digite seu nome e endereço no canto superior direito da carta. O nome e o endereço do destinatário devem estar duas linhas abaixo do seu endereço e no canto esquerdo. Coloque a data centralizada abaixo do endereço do destinatário ou no lado direito da linha abaixo do endereço do destinatário.
Em seguida, coloque uma linha "Re:" no lado esquerdo, abaixo da data. Esta linha deve conter informações claras e sucintas sobre o tópico da carta. Por exemplo, se você estiver discutindo uma proposta, escreva algo como: "Re: Proposta para expandir a parceria."
Dirija-se ao Destinatário
Comece sua carta com uma saudação formal usando o título adequado do destinatário. Os títulos adequados incluem Sr., Sra. E Dr. Não se dirija a uma mulher como Sra. Ou Senhorita, a menos que ela tenha explicitamente lhe dito para fazer isso. A saudação deve ser seguida por dois pontos para que sua saudação fique assim: "Prezado Dr. Smith:"
Forneça detalhes do histórico
Forneça quaisquer informações básicas no primeiro parágrafo. Por exemplo, se você estiver acompanhando uma reunião, discuta brevemente o tópico da reunião. Se você estiver enviando uma proposta, dê um breve resumo da proposta no primeiro parágrafo. Isso pode ajudar seu público a entender propostas complexas.
Declare seu propósito
Declare clara e sucintamente o objetivo de sua carta e sua próxima ação solicitada. Ao escrever uma proposta, forneça detalhes claros que não adicionem informações irrelevantes. Uma proposta de acordo comercial, por exemplo, deve fornecer os termos básicos da proposta. Você também deve incorporar quaisquer estatísticas ou fatos relevantes em sua proposta. As propostas são mais fortes e atraentes quando baseadas em pesquisas ou experiências do mundo real.
Solicite um acompanhamento do destinatário
Se você está pedindo uma ação específica do destinatário - como um reembolso ou uma extensão de um prazo - indique isso no parágrafo final. Se a proposta conferir quaisquer benefícios potenciais ao destinatário, certifique-se de declarar isso. Uma pessoa que solicita um reembolso de uma empresa pode enfatizar que esse reembolso a incentivaria a patrocinar a empresa no futuro.
Feche a carta
Encerre a carta agradecendo à pessoa por sua consideração e encorajando-a a entrar em contato com você se tiver alguma dúvida. A carta deve ser encerrada com uma despedida, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente", seguida de uma vírgula. Digite seu nome algumas linhas abaixo da despedida e assine seu nome acima do nome digitado.
Anexar documentação
Inclua qualquer documentação de apoio em sua carta. Denote esses gabinetes digitando "gabinetes:" no lado esquerdo abaixo de sua assinatura. Liste os gabinetes incluídos após esta palavra. Revise sua carta para quaisquer erros de digitação, erros de ortografia ou erros gramaticais.
