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Como funciona um pedido de compra?

Um pedido de compra é um documento legalmente vinculativo entre um fornecedor e um comprador. Ele detalha os itens que o comprador concorda em comprar a um determinado preço. Ele também descreve a data de entrega e as condições de pagamento para o comprador. Os sistemas de computador para pedidos de compra tornaram o processo de compra mais eficiente e permitem um melhor controle de estoque e pagamento.

Objetivos de Pedidos de Compra

Os pedidos de compra são normalmente usados ​​quando um comprador deseja comprar suprimentos ou estoque por conta. Isso significa que o fornecedor entrega ou despacha os itens comprados antes do pagamento, com o pedido de compra servindo como sua proteção de risco. Junto com a proteção legal, os pedidos de compra são importantes tanto no gerenciamento de estoque quanto no rastreamento de pagamentos. Os pedidos de compra ajudam os fornecedores a comparar o estoque pedido com o estoque enviado e disponível para precisão.

Eles também permitem que o fornecedor rastreie quando os pagamentos foram feitos em pedidos específicos. Os compradores mantêm cópias dos pedidos que fazem para monitorar o recebimento dos itens em tempo hábil.

Envio de um pedido de compra

O pedido de compra é preparado pelo comprador, geralmente por meio de um departamento de compras. Esse processo normalmente é feito por meio de sistemas eletrônicos de software, que permitem um melhor rastreamento e envio eletrônico de pedidos ao fornecedor. O pedido de compra, ou PO, geralmente inclui um número de PO, que é útil para combinar remessas com compras; uma data de envio; Endereço de Cobrança; Endereço para envio; e os itens, quantidades e preços solicitados. Os programas de software geralmente têm campos de entrada para cada dado crítico; o comprador simplesmente preenche os campos antes de processar e enviar o pedido.

Processamento de Pedidos de Compra

Depois que o comprador envia o pedido, uma compra em andamento é criada. O status do pedido permanece em andamento até que os itens solicitados sejam recebidos pelo depósito do comprador. Depois que o estoque é fisicamente recebido, ele normalmente é varrido para o estoque e combinado com o pedido de compra adequado. O pedido de compra está marcado como processado ou exigindo pagamento.

O comprador completa sua responsabilidade pela compra ao efetuar o pagamento. Para garantir o crédito preciso para o pagamento, o pagamento deve indicar o número da OC ou o número da conta da empresa.

Uso do fornecedor de pedidos de compra

Os fornecedores usam pedidos de compra para atendimento de pedidos e processamento de pagamentos. Após o recebimento, o pedido de compra é usado para puxar o estoque comprado para embalagem e envio. Uma vez que o estoque é puxado, uma fatura é preparada com base nos pedidos de itens e preparada para envio. Quando os produtos são despachados, o fornecedor registra a remessa em seu sistema de estoque.

O pedido de compra é arquivado eletronicamente, com cópias em papel geralmente arquivadas também. O pedido está marcado como preenchido ou aguardando pagamento. São definidas datas e prazos importantes para lembretes de pagamento. Isso é importante para o fornecedor para um bom monitoramento de pagamento e aplicação das políticas de crédito.