O planejamento ajuda a organização a traçar um curso para o cumprimento de suas metas. O processo começa com a revisão das operações atuais da organização e a identificação do que precisa ser melhorado operacionalmente no próximo ano. A partir daí, o planejamento envolve prever os resultados que a organização deseja alcançar e determinar as etapas necessárias para chegar ao destino pretendido - sucesso, seja medido em termos financeiros, ou metas que incluem ser a organização com a melhor classificação em satisfação do cliente.
Uso Eficiente de Recursos
Todas as organizações, grandes e pequenas, têm recursos limitados. O processo de planejamento fornece as informações de que a alta administração precisa para tomar decisões eficazes sobre como alocar os recursos de forma a permitir que a organização alcance seus objetivos. A produtividade é maximizada e os recursos não são desperdiçados em projetos com poucas chances de sucesso.
Estabelecendo Metas Organizacionais
Definir metas que desafiem todos na organização a se empenharem por um melhor desempenho é um dos principais aspectos do processo de planejamento. As metas devem ser agressivas, mas realistas. As organizações não podem se permitir ficar muito satisfeitas com o que estão fazendo atualmente - ou provavelmente perderão terreno para os concorrentes.
O processo de definição de metas pode ser um alerta para gerentes que se tornaram complacentes. O outro benefício do estabelecimento de metas surge quando os resultados da previsão são comparados aos resultados reais. As organizações analisam variações significativas da previsão e agem para remediar as situações em que as receitas foram menores que o planejado ou as despesas maiores.
Gerenciando riscos e incertezas
Gerenciar riscos é essencial para o sucesso de uma organização. Mesmo as maiores corporações não podem controlar o ambiente econômico e competitivo ao seu redor. Ocorrem eventos imprevistos que devem ser tratados rapidamente, antes que as consequências financeiras negativas desses eventos se tornem graves.
O planejamento incentiva o desenvolvimento de cenários hipotéticos, nos quais os gerentes tentam prever possíveis fatores de risco e desenvolver planos de contingência para lidar com eles. O ritmo das mudanças nos negócios é rápido e as organizações devem ser capazes de ajustar rapidamente suas estratégias a essas condições de mudança.
Formação de equipes e cooperação
O planejamento promove a formação de equipes e o espírito de cooperação. Quando o plano é concluído e comunicado aos membros da organização, todos sabem quais são suas responsabilidades e como outras áreas da organização precisam de ajuda e conhecimento para concluir as tarefas atribuídas. Eles veem como seu trabalho contribui para o sucesso da organização como um todo e podem se orgulhar de suas contribuições.
O conflito potencial pode ser reduzido quando a alta administração solicita a opinião dos gerentes de departamento ou divisão durante o processo de definição de metas. Os indivíduos têm menos probabilidade de se ressentir das metas orçamentárias quando tiveram uma palavra a dizer em sua criação.
Criando Vantagens Competitivas
O planejamento ajuda as organizações a obter uma visão realista de seus pontos fortes e fracos atuais em relação aos principais concorrentes. A equipe de gerenciamento vê áreas em que os concorrentes podem ser vulneráveis e, em seguida, elabora estratégias de marketing para tirar proveito dessas fraquezas. Observar as ações dos concorrentes também pode ajudar as organizações a identificar oportunidades que podem ter esquecido, como mercados internacionais emergentes ou oportunidades de comercializar produtos para grupos de clientes completamente diferentes.
