Quando a temporada de impostos chega todos os anos, as resmas de papelada que uma empresa deve organizar e arquivar com o IRS podem parecer opressivas. Não importa o quão inundado e ocupado um negócio esteja, no entanto, todas as declarações apresentadas ao IRS devem ser tão precisas quanto possível para evitar auditorias ou ações legais por parte do governo federal. Para empresas com funcionários, um documento importante que deve ser preenchido todos os anos é a declaração W-2.
A lei e o W-2
O Formulário W-2 informa os salários tributáveis pagos a um funcionário durante o período de um ano, juntamente com os impostos trabalhistas retidos nos contracheques daquele ano. A lei federal exige que todos os empregadores enviem aos empregados extratos W-2, independentemente de quão baixos os rendimentos ou salários sejam. Esses extratos W-2 podem ser enviados em papel ou digital e devem ser recebidos pelos funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte. Os empregadores também devem apresentar uma cópia dos W-2s do funcionário ao IRS.
Aviso
O não envio dos formulários W-2 em tempo hábil pode resultar em multas significativas para o seu negócio. A partir de 2018, você pode ser multado entre US $ 50 e US $ 260 por formulário, dependendo do atraso de seu envio. Para pequenas empresas, a penalidade financeira máxima em um ano fiscal pode variar entre $ 187.500 e $ 1.072.500.
W-2s ausentes ou incorretos
Às vezes, os formulários W-2 podem estar incorretos ou desaparecer no correio. Se essas situações ocorrerem, os funcionários provavelmente entrarão em contato com o departamento de folha de pagamento ou recursos humanos para solicitar correções ou uma cópia do formulário. Sua equipe deve estar preparada para atender a essas solicitações prontamente, especialmente à medida que a temporada de impostos termina e se aproxima do prazo de apresentação.
Substituto para W-2s ausentes
Para substituir os formulários W-2 ausentes, o IRS preparará e enviará a um funcionário um Formulário 4852. De acordo com o IRS, este formulário pode ser usado em vez de um W-2 se o funcionário ainda não tiver recebido o W-2 antes do prazo de arquivamento. O uso do formulário 4852 pode atrasar as restituições de impostos, já que o IRS precisará verificar as informações no formulário. Se um funcionário preencher o Formulário 4852 e posteriormente receber seu W-2 corrigido ou ausente e perceber que algumas informações no 4852 estavam imprecisas, ele pode preencher o Formulário 1040X para o IRS. O formulário 1040X é uma declaração de imposto de renda alterada.
Outros assuntos de formulário fiscal
Os empregadores são legalmente obrigados a manter os formulários W-2 em arquivo por pelo menos quatro anos. Os empregadores também são legalmente obrigados a preencher um formulário de número de identificação de emprego (EIN). Os formulários EIN preenchidos fornecerão aos empregadores IDs fiscais de empregador individuais para cada funcionário. Esses IDs fiscais são necessários ao relatar salários de funcionários e retenções de impostos. Para obter um formulário EIN, entre em contato com o IRS em 1-800-829-4933.
