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O que significa "reconciliar" em termos de contabilidade?

A reconciliação das contas financeiras com seus registros contábeis ajudará você a identificar erros, irregularidades e ajustes necessários. Em contabilidade, reconciliar significa comparar dois conjuntos de documentos para ter certeza de que estão de acordo. Um desses conjuntos de registros é geralmente um extrato financeiro da conta, o outro é normalmente a planilha contábil da sua empresa.

Realizar uma reconciliação bancária

As reconciliações bancárias são o tipo mais comum de reconciliação. Para garantir registros contábeis precisos, execute reconciliações em todas as suas contas financeiras. Compare cada transação em seu demonstrativo financeiro com a mesma transação em seus registros contábeis. Ao concluir a reconciliação, você adicionará algumas entradas, como taxas, receitas de juros ou entradas de despesas de juros da demonstração financeira aos seus registros contábeis. Verifique as transações à medida que as verifica como prova de que as transações foram compensadas pela instituição financeira.

A maioria dos softwares de contabilidade possui uma maneira incorporada para você realizar uma reconciliação e verificar cada transação compensada. O papel da contabilidade e os registros de cheques também têm uma coluna que você pode verificar ao reconciliar sua conta.

Catch Banking Erros

Uma reconciliação informa quais transações compensaram a instituição financeira. Ao realizar a reconciliação, você pode encontrar transações que parecem coincidir, mas com valores diferentes.

A melhor maneira de determinar se você ou a instituição financeira cometeu um erro é examinar o registro financeiro original. Você ainda deve ter esse registro no momento da reconciliação porque, de acordo com o IRS, você deve manter backups de registros financeiros, como contas, recibos e depósitos, por um período mínimo de três anos. Se o erro for seu, corrija-o. Se a instituição financeira cometeu o erro, ligue e trabalhe com ela para corrigir sua conta.

Encontre fraudes em sua empresa

Para proteger sua empresa contra fraudes trabalhistas, peça a uma pessoa que não faça transações financeiras para realizar reconciliações. Às vezes, as reconciliações revelam lançamentos no demonstrativo financeiro que não estão em seus registros contábeis.

Primeiro, investigue internamente para determinar se a entrada é legítima. Se você não conseguir encontrar uma fonte legítima para a entrada internamente, ligue para a instituição financeira e peça esclarecimentos. Se a transação for fraudulenta, peça à sua instituição financeira para removê-la, se possível.

Outro tipo de fraude facilmente detectado por meio de uma reconciliação é a fraude de cheque. Uma reconciliação eliminará as transações em que uma pessoa altera um cheque que você deu a ela ou passa um cheque em sua conta sem sua permissão.

Encontrar transações esquecidas

As reconciliações também permitirão que você saiba quais transações inseriu e que o banco ainda não processou. Eles são chamados de depósitos em trânsito e cheques pendentes. Se você fez um depósito no final do período do extrato e não consta no extrato, não se preocupe; ele aparecerá na próxima declaração.

Porém, se você fizer um depósito no início do período e ele não aparecer no extrato, é algo que você deve investigar. Ao contrário dos depósitos não processados, os cheques não processados ​​raramente são um sinal de fraude. Geralmente significa que alguém se esqueceu de depositar o cheque em sua conta. Se o cheque não for processado por muitos meses, ligue para o destinatário como cortesia para lembrá-la de depositar o cheque.