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Como escrever uma carta de insubordinação

Quando o comportamento de um funcionário compromete a produtividade e o moral da sua equipe, é hora de agir. Embora seja essencial se reunir com o funcionário para discutir suas preocupações, o acompanhamento de uma carta de insubordinação não só avisa o funcionário de que seu comportamento é inaceitável, mas também fornece à sua empresa a documentação que pode ser usada em um processo judicial ou em uma disputa de reivindicação de desemprego.

Siga as regras de correspondência comercial

Escreva a carta em papel timbrado da empresa. Se você estiver enviando a carta por e-mail, salve a carta como .pdf e envie-a como um anexo. Comece a carta em formato de memorando que forneça informações essenciais sobre o assunto da correspondência.

Exemplo:

PARA: Jane Smith

DE: Jerry Smythe [rubrique esta linha]

ASSUNTO: Má conduta no escritório

DATA: 23 de agosto de 2019

Declare os fatos

Uma carta de insubordinação não é uma oportunidade de expressar suas queixas a um funcionário que se tornou um estorvo ou um problema. Mantenha sua carta breve e sem emoção e certifique-se de que suas preocupações e consequências para o funcionário sejam claras.

Exemplo:

Conforme discutimos em nossa reunião de hoje, tenho sérias preocupações sobre seu comportamento em relação aos seus colegas e a mim. Em mais de uma ocasião, você demonstrou desrespeito em reuniões de grupo, discussões individuais e durante conversas aqui no escritório. Esses comportamentos estão afetando o moral do escritório e se tornaram um obstáculo para a conclusão do projeto Johnson & Greene.

Forneça exemplos de comportamento

Documente as incidências de mau comportamento na carta. Certifique-se de incluir as datas e os nomes das outras partes envolvidas. Descreva os comportamentos negativos desapaixonadamente. Não seja dramático, mas forneça detalhes que ajudariam qualquer pessoa a ler a carta a entender o que aconteceu e por que a conduta do funcionário merece uma reprimenda.

Exemplo:

Durante a reunião de ontem (22 de agosto de 2019), seu comportamento foi pouco profissional e perturbador. Você revirou os olhos várias vezes enquanto Tim falava, interrompeu-o duas vezes e acabou se afastando dele quando ele tentou falar com você sobre suas preocupações. Você também suspirou alto enquanto Ruth fazia seu relatório. Quando eu pedi que você esclarecesse o que estava incomodando você sobre o que Ruth tinha a dizer, você balançou a cabeça e disse que demoraria muito para fazer isso.

Essa conduta ocorreu após sua explosão em 20 de agosto de 2019, durante a qual você levantou sua voz para Erica quando ela teve dificuldade em encontrar o arquivo que você queria. Na época, tínhamos convidados no escritório e percebi que eles ficaram constrangidos ao ouvir que você tratou Erica daquela maneira. Quando falei com você em particular sobre o incidente, você encolheu os ombros e disse que "Erica precisa ser responsabilizada por sua desorganização". Afirmei que, embora seja esse o caso, nunca há razão para levantar a voz, especialmente em um ambiente profissional. Você concordou em "diminuir o tom" no futuro.

Hoje, quando nos encontramos para discutir o que aconteceu na reunião de 29 de agosto, você ficou na defensiva, perguntando se eu estava decidido a fazê-lo. Você insistiu que eu estava exagerando. Salientei que, como dono da empresa, cabe a mim decidir que tipo de cultura de escritório desejo promover. Você disse que eu era "mole demais" e que o negócio estaria caminhando para problemas se eu continuasse "mimando" as pessoas. Você me interrompeu três vezes enquanto eu tentava explicar minha posição e acabou saindo furioso do meu escritório enquanto eu ainda estava falando com você.

Consequências da nota

A carta deve explicar claramente as consequências do comportamento atual do funcionário, bem como o que ele pode esperar se não fizer mudanças imediatas. Muitas vezes, é uma boa ideia traçar um plano de responsabilização imediata para fazer mudanças positivas.

Exemplo:

Jane, embora eu geralmente tenha ficado impressionado com seu trabalho e valorizado você como funcionário, é impossível promover um ambiente de trabalho produtivo e colegiado quando um funcionário se comporta regularmente como você. Para impressionar você com a seriedade de suas ações e para dar à nossa equipe algum tempo para se reagrupar, estou suspendendo você pelo resto desta semana sem remuneração. Você deixará o escritório hoje, quarta-feira, 23 de agosto, e não retornará até as 9h da segunda-feira, 28 de agosto. Espero que este tempo livre lhe dê algum tempo para refletir sobre suas ações e considerar as medidas que você pode tomar para ajudar para funcionar de forma mais adequada em um ambiente profissional.

Após seu retorno na segunda-feira, envie-me um e-mail para que possamos marcar um horário para discutir seus planos para lidar com seu comportamento. No entanto, se sua conduta abrasiva continuar, você pode me deixar sem escolha a não ser dispensá-lo de seu cargo. No entanto, sinceramente espero que não chegue a esse ponto.