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O que é um recibo de venda?

Sempre que um cliente adquirir produtos ou serviços de sua empresa, você deve fornecer a eles um recibo. As pessoas guardam os recibos por vários motivos, desde a preparação de impostos até o reembolso do empregador e a contabilidade pessoal. O recibo de venda é a prova do cliente de que a compra foi realizada, o que comprou e quanto pagou. Existem vários tipos diferentes de recibos de vendas, e sua empresa usará aqueles mais adequados ao ambiente em que a venda foi feita.

Fundamentos

Os recibos de vendas devem ser gerados no momento da transação, quando o dinheiro muda de mãos. Os recibos protegem o cliente e a empresa, detalhando os produtos ou serviços adquiridos, a data e hora da venda, o preço pago e quaisquer outras informações relevantes. Algumas empresas também optam por listar outros detalhes nos recibos de vendas, como o nome do associado que conduziu a transação ou mensagens de marketing adicionais.

Recibos da caixa registradora

Os recibos de caixa registradora são muito comuns e, mais comumente, fornecidos por estabelecimentos de varejo. Quando os clientes pagam por suas compras, sejam roupas, alimentos ou outros bens, é impresso um recibo na caixa registradora que relaciona todos os itens comprados, o preço de cada um, o total pago, a forma de pagamento e a data e hora da transação. Esses recibos vêm em rolos grandes que cabem em eixos dentro das caixas registradoras. O papel é tipicamente branco, com uma faixa rosa impressa no último trecho restante do papel para indicar ao caixa que um novo rolo será necessário em breve.

Recibos escritos à mão

Muitas empresas que empregam vendedores externos devem utilizar recibos de vendas escritos à mão. Os negócios conduzidos na estrada ou durante a viagem exigem que um recibo seja apresentado no local. Os vendedores devem levar recibos em branco com eles e preencher as informações do cliente, detalhes da transação e as informações de seus próprios funcionários. Ao assinar um recibo de venda escrito à mão, seus funcionários atestam a veracidade das informações fornecidas.

Silps de embalagem

Quando sua empresa envia mercadorias para clientes que fizeram compras pelo telefone, a guia de remessa geralmente funciona como um recibo de venda. Dentro da caixa enviada ao cliente, você deve colocar um recibo detalhando a data e hora da compra, a mercadoria comprada e o preço e quantidade de cada item. Se os itens do cliente precisarem ser enviados em várias caixas, cada caixa deve conter sua própria guia de remessa.

Cópias de Carbono

A sofisticação tecnológica de sua empresa desempenha um grande papel em determinar se seus recibos de vendas devem ou não conter cópias carbono. Se seus clientes compram mercadorias em um ambiente de varejo e o sistema de caixa registradora é computadorizado, o software deve ser capaz de armazenar digitalmente cada recibo. No entanto, se você utilizar um sistema de registro mais antiquado, ou para recibos de vendas escritos em campo, as cópias carbono são essenciais para registrar e rastrear adequadamente a venda e a movimentação de seus produtos.