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Como conduzo uma reunião de negócios?

Uma reunião de negócios é uma reunião de mentes para atingir os objetivos de uma empresa. Como proprietário de uma empresa que emprega pessoas ou se reúne com vários contatos comerciais regularmente, você precisará aprender a conduzir uma reunião de negócios de maneira profissional e eficiente. Depois que você pega o jeito de supervisionar as primeiras reuniões, o processo se torna mais simples de manusear.

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Distribua sua agenda escrita no início da reunião. A agenda deve conter uma lista detalhada de cada ponto que você planeja abordar na reunião, bem como um horário de início e de término bem definido. Certifique-se de listar o tempo alocado para cada ponto da agenda.

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Abra a reunião com uma introdução rápida, agradecendo a todos pela presença, estabelecendo regras básicas para a reunião - por exemplo, não interrompa os palestrantes e siga o cronograma de perto - e resumindo seus objetivos. Apresente quaisquer "incógnitas" na reunião antes de prosseguir, para que todos se familiarizem uns com os outros participantes.

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Nomeie um parlamentar para ajudar a manter a agenda sob controle, se necessário. Essa pessoa impedirá que os outros participantes se desviem pela tangente, conversem por muito tempo, façam argumentos improdutivos ou se alternem entre si de maneira circular.

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Fique de olho no relógio como facilitador da reunião para garantir que você cumpra o cronograma. A agenda deve ter uma lista do número de minutos que você planeja gastar em cada ponto para ajudar a levar a reunião adiante. Certifique-se de que é uma estimativa realista, dependendo da seriedade do problema que você planeja discutir.

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Prossiga com a agenda da reunião. Dê a palavra a cada responsável por cada ponto da lista de itens em discussão. Quando essa pessoa terminar, permita que ela responda a quaisquer perguntas rápidas, agradeça a ela e então prossiga para o próximo item da agenda e apresentador.

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Conclua a reunião a tempo. Permitir que suas reuniões ultrapassem o horário final repetidamente é contraproducente e mostra falta de respeito pelos horários dos participantes. Se você ainda tem negócios pendentes para cobrir, leve-os para a próxima reunião agendada ou envie um e-mail para o grupo.