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Quais são as vantagens e desvantagens de um espaço de escritório de plano aberto?

A menos que você esteja morando sob uma rocha, você sabe que escritórios de plano aberto estão na moda nos locais de trabalho nos Estados Unidos. Eles trazem visões de espaços esteticamente agradáveis ​​com fileiras de mesas que se estendem até onde os olhos podem ver, colegas de trabalho colaborando pebolim e pequenos grupos resolvendo problemas durante o café em recantos lindamente decorados. Mas eles são bons para os negócios?

Se você está considerando um plano de escritório aberto para sua empresa, há muito em que pensar. Escritórios de plano aberto podem encorajar a colaboração de algumas maneiras, mas estudos confiáveis ​​descobriram que eles também podem desencorajar a interação pessoa a pessoa e aumentar as distrações dos funcionários. Antes de mudar para um plano de escritório aberto, é importante pesar os prós e os contras.

O que é um escritório de plano aberto?

Um escritório de plano aberto é um espaço de trabalho que aproveita o espaço aberto, em vez de fechar funcionários em cubículos ou escritórios. Em um escritório de plano aberto, é provável que você veja longas filas de escrivaninhas com pouco ou nada dividindo-as. Escritórios abertos também tendem a ter espaços onde os funcionários podem se reunir ou mudar de ambiente, como salas com sofás ou áreas de cozinha aberta com muitos lugares sentados.

Em locais de trabalho de tecnologia da moda, os escritórios de conceito aberto também possuem áreas de recreação e entretenimento, como mesas de pingue-pongue, áreas de artesanato, salas de mídia e bibliotecas. Esses espaços têm como objetivo incentivar os funcionários a se conectarem e serem criativos.

Vantagens de um escritório de plano aberto

Há um motivo pelo qual os escritórios abertos se tornaram uma tendência tão grande. De acordo com seus proponentes, eles prometem colaboração e equipes cada vez mais unidas que podem resolver problemas complexos juntos. Além disso, a economia em custos de escritório também não prejudica. Se você está pensando em implementar um plano de escritório aberto, reserve alguns minutos para examinar as vantagens e aprender o que você pode ganhar com a abertura.

Escritórios de plano aberto economizam dinheiro

Uma vantagem de abrir planos de escritório é que eles economizam dinheiro nos custos de configuração do escritório. De acordo com Capterra, montar 50 mesas em pé para um plano de escritório aberto custa $24,000 comparado com $60,000 para configurar 50 cubículos. Isso é mais do que o dobro do custo dos cubículos. Não há dúvida de que você pode acomodar mais pessoas em um espaço menor com um plano de escritório aberto, e isso traz uma economia significativa para a empresa.

As equipes podem se sentir mais próximas

Os planos de escritório aberto podem fazer com que os funcionários se sintam mais próximos e interajam mais, dependendo de como estão configurados. Pesquisas anteriores do MIT Media Lab descobriram que quanto mais próximos os colegas de trabalho estão fisicamente situados, maior a probabilidade de interagirem. Outra pesquisa descobriu que funcionários de equipes diferentes têm nove vezes mais probabilidade de interagir se sentarem no mesmo chão.

O que isso tudo significa? Unir os funcionários incentiva a interação entre eles. Infelizmente, também significa que eles interagem principalmente com pessoas que estão nas proximidades, o que pode separar as equipes umas das outras.

A cultura do escritório se torna mais transparente

As interações dos funcionários se tornam muito mais transparentes quando você muda para um espaço de escritório de conceito aberto. Todos podem ouvir tudo em um escritório aberto, o que significa que há muito menos espaço para sigilo. Também pode trazer um senso de equidade e unidade quando os funcionários estão situados ao lado dos gerentes. Isso pode criar mais conforto e confiança entre os funcionários e seus gerentes, já que todos parecem estar no mesmo nível em um escritório aberto.

O espaço do escritório é flexível

Outra vantagem dos escritórios de plano aberto é que você obtém muita flexibilidade com seu espaço. Se as coisas não estiverem funcionando e a produtividade estiver caindo, você pode mudar o conceito e o layout ou fazer com que uma equipe se mude para uma nova área do escritório para encorajar a colaboração cruzada com outros grupos com os quais eles raramente interagem. Resultado? Existe uma liberdade para um layout de escritório aberto. É uma folha em branco e você pode reinventá-la quando ou como quiser.

Desvantagens de um plano de escritório aberto

Os conceitos de escritório aberto são cada vez mais controversos no mundo dos negócios. Estudos recentes de pesquisa de escritório de plano aberto descobriram que há desvantagens significativas em abrir as coisas. Esses estudos, é claro, costumam encontrar resistência por parte dos defensores do plano aberto. Na realidade, não existe um plano de escritório perfeito que funcione para todas as empresas. Organizações diferentes têm necessidades diferentes. No entanto, se você está pensando em configurar um plano de escritório aberto, também ajuda pensar nas desvantagens.

A comunicação entre funcionários sofre

Um dos motivos pelos quais os planos de escritório aberto explodiram em popularidade é a promessa de maior colaboração, criatividade e comunicação entre os funcionários. Infelizmente, esse ideal não tem sido a realidade. Um estudo recente da Harvard Business Review sobre planos de escritórios abertos descobriu que as interações face a face diminuíram 70 por cento depois que as empresas mudaram para escritórios abertos, enquanto as interações eletrônicas aumentaram.

Na realidade, a falta de privacidade e as normas de etiqueta no escritório parecem desencorajar os funcionários a se envolverem pessoalmente em escritórios abertos. Ninguém quer distrair 30 de seus colegas de trabalho mais próximos ou manter uma conversa particular na frente de ouvidos atentos. Portanto, parece que os conceitos abertos podem desencorajar a colaboração e a comunicação, ao invés de reforçá-la.

Há Zero Privacidade e Muitas Distrações

Graças à falta de privacidade, existem muitas distrações. Pesquisas anteriores descobriram que os funcionários em planos de escritório aberto perdem em média 86 minutos por dia devido às distrações. Uma conversa, mesmo em um volume baixo, pode distrair mais de 20 funcionários. Também há distrações visuais com que lidar, incluindo colegas de trabalho andando, levantando-se para se alongar, saindo para esquentar a comida e se reunindo nas proximidades.

Os funcionários em ambientes abertos precisam fazer um grande esforço para proteger seu foco, seja isso significa colocar fones de ouvido, deixar uma placa de “ocupado” em suas mesas ou deixar suas mesas para encontrar lugares mais silenciosos para trabalhar. Essas técnicas de enfrentamento criam separação, à medida que os funcionários ficam cautelosos ao abordar seus colegas de trabalho.

Funcionários perdem produtividade e satisfação no trabalho

Perder esses 86 minutos por funcionário todos os dias para distrações em escritórios abertos não é bom para a produtividade. À medida que os funcionários perdem produtividade e enfrentam distrações crescentes, eles também perdem a paixão pelo trabalho. Isso pode criar uma equipe improdutiva e sem envolvimento, sem mencionar a satisfação no trabalho. Um estudo sueco recente do Scandinavian Journal of Work, Environment and Health encontrou uma relação negativa entre o número de funcionários em um escritório e a satisfação no trabalho. Basicamente, quanto mais pessoas você amontoa em um escritório, menos satisfeitas elas se sentem no trabalho.

Ter funcionários insatisfeitos significa que sua empresa pode estar perdendo dinheiro com um plano de escritório aberto. Claro, você pode economizar dinheiro em mesas, mas perder 90 minutos por dia de produtividade de cada funcionário em seu local de trabalho provavelmente custa mais do que você economiza pulando os cubículos caros.

A saúde do funcionário pode ser afetada

Uma desvantagem menos discutida dos escritórios de plano aberto é que a saúde dos funcionários pode ser prejudicada. Estar em quartos próximos significa compartilhar germes. Um estudo recente publicado na Ergonomics descobriu que os funcionários em escritórios abertos têm 62% mais dias de licença médica do que seus colegas em escritórios com uma única pessoa. Este tipo de absentismo pode ter um impacto dramático nas empresas, especialmente nas pequenas empresas. No mundo de hoje, com a maneira como trabalhamos e vivemos mudando, mais empresas sem dúvida estarão pensando em como é saudável manter os funcionários em ambientes fechados e como eles podem manter seus funcionários seguros em um ambiente de escritório aberto.