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Quais são as habilidades do MS Office?

O pacote de produtos de produtividade da Microsoft, conhecido como Office, ou MS Office, é uma referência nas empresas em todo o mundo. O pacote Office inclui Word, um programa de processamento de texto; Excel, um programa de planilhas financeiras; Access, um programa de banco de dados; Publisher, para editoração eletrônica; PowerPoint, um programa para criar apresentações; Outlook, um programa de e-mail e agendamento; OneNote, para manter suas anotações organizadas; e o InfoPath, um aplicativo para rastrear informações conforme elas passam por outros aplicativos e pelos negócios. Saber como usar o MS Office é essencial em muitas empresas, e você pode exigir habilidades do básico ao avançado em um anúncio de emprego para garantir que os funcionários em potencial estejam equipados para gerenciar o trabalho.

Tarefas Básicas

As habilidades básicas para a maioria dos trabalhos de escritório incluem a capacidade de abrir, criar, salvar e modificar documentos no Word, enviar e receber e-mail no Outlook e criar planilhas no Excel. Para qualquer um desses programas, os candidatos a empregos também devem saber como formatar os documentos para impressão e se familiarizar com o uso do menu da impressora para visualizar os documentos antes de serem impressos e imprimir as páginas. O Word é o programa mais usado no MS Office, portanto, o conhecimento sobre como alterar a fonte, as margens, inserir ou excluir páginas e usar o corretor ortográfico e a verificação gramatical embutidos devem fazer parte de um conjunto de habilidades básicas.

Tarefas Intermediárias

Muitas tarefas comuns na operação diária de um escritório vão além das habilidades básicas do MS Office, como usar mala direta no Word para personalizar cartas comerciais para uma lista de mala direta inteira ou criar pôsteres e outros documentos com muitos gráficos no Publisher. Criar apresentações de slides no PowerPoint é uma tarefa de nível intermediário frequentemente usada no escritório. Nesse nível, os funcionários devem saber como criar fórmulas no Excel para calcular os resultados desejados, como comissões de vendas ou impostos, e alguns funcionários de escritório usam o Excel em vez do Access para criar listas de clientes ou outras informações. Habilidades intermediárias para Outlook incluem saber como criar catálogos de endereços e configurar respostas automáticas para quando você estiver fora do escritório ou de férias.

Tarefas Avançadas

Saber como usar o OneNote e o InfoPath pode ser considerado um conhecimento avançado ou especializado dependendo do local da empresa. A capacidade de um funcionário de lidar com esses programas, junto com a capacidade de importar e exportar informações em todos os aplicativos do MS Office, é um bônus para qualquer empregador. Criar bancos de dados no Access é mais complexo do que inserir uma lista simples no Excel. O conjunto de habilidades avançadas também inclui o uso do Excel para formulários financeiros personalizados, o uso de gráficos e o controle de alterações entre documentos compartilhados no Word e a personalização de apresentações no PowerPoint.

Treinamento

Muitas empresas oferecem treinamento interno, especialmente para que os funcionários possam aprender quais métodos e recursos a empresa prefere. O treinamento também é oferecido por meio do site da Microsoft, e a empresa tem uma trilha de certificação envolvendo treinamento online, livros e testes para que os usuários possam se tornar Microsoft Office Specialists ou Microsoft Office Specialist Masters.