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O papel da contabilidade nos negócios

Quando um aspirante a empresário abre um negócio, o escritório fica cheio de entusiasmo, entusiasmo e grandes expectativas. Os funcionários são contratados para atender os telefones e os vendedores estão vendendo. O proprietário está comprando matéria-prima e a força de trabalho está fabricando os produtos.

Mas - como está a empresa? Está dando lucro? Todo mundo está trabalhando muito duro, então eles devem estar fazendo algo certo. Então, como você mantém o placar do jogo? É aqui que entra a contabilidade nos negócios.

O papel da contabilidade

O objetivo da contabilidade é fornecer informações financeiras aos stakeholders do negócio: administradores, investidores e credores. A contabilidade mede e resume as atividades da empresa e comunica os resultados à administração e outras partes interessadas.

Os gerentes precisam de dados financeiros precisos e oportunos para tomar decisões inteligentes, e os contadores são aqueles que produzem essas informações. Enquanto o processo de contabilidade coleta os dados e os apresenta em vários tipos de relatórios, os contadores ajudam a interpretar os significados dos relatórios e sugerem maneiras de usar esses detalhes para resolver problemas de negócios.

A contabilidade pode ser classificada em duas formas: gerencial e financeira. A contabilidade gerencial ajuda a administrar o negócio, enquanto a contabilidade financeira relata como está funcionando.

Contabilidade Gerencial Interna

A contabilidade gerencial produz relatórios internos que são projetados para a gestão e são usados ​​para a tomada de decisões. Esses relatórios são modificados e adaptados aos objetivos e necessidades específicos de gerentes individuais e geralmente não são divulgados para terceiros fora da empresa.

Alguns exemplos de relatórios de contabilidade gerencial são envelhecimento de contas a receber, níveis de estoque, vendas mensais e status de contas a pagar. Relatórios de contabilidade interna também são usados ​​para a preparação de orçamentos e previsões.

Dados contábeis para tomada de decisão

Administrar um negócio requer dados precisos sobre os ativos, passivos, lucros e posição de caixa da empresa. A contabilidade fornece essas informações cruciais. A contabilidade desempenha um papel significativo na avaliação da viabilidade dos investimentos. A consideração adequada de um investimento exige uma análise cuidadosa dos custos e projeções de expectativas para os fluxos de caixa futuros. Certos critérios, como determinar obstáculos para o retorno do investimento, devem ser atendidos.

Considere as decisões que os gerentes freqüentemente enfrentam ao investir em uma nova fábrica ou expandir as instalações existentes. Uma escolha pode ser investir $ 1 milhão em uma nova unidade de produção ou gastar $ 300.000 para expandir uma linha de produção. Cada alternativa terá saídas de caixa diferentes no início e entradas de caixa futuras variáveis. Cada abordagem terá um retorno do investimento diferente. Então, qual deles a administração deve escolher? Os contadores da empresa vão analisar os números de cada investimento, calcular a taxa de retorno de cada projeto e apresentar os resultados à gestão.

Esta é uma situação em que os procedimentos contábeis produzem os dados financeiros relevantes de que a administração precisa para tomar decisões inteligentes. Eles também precisam explorar as várias maneiras de financiar esses investimentos. As decisões devem sempre ser apoiadas por fatos e números válidos.

Contabilidade para Regulamentos Governamentais

As empresas devem cumprir as regulamentações governamentais e pagar impostos sobre a renda corporativa, impostos da Previdência Social e vendas. Os contadores garantem que os registros sejam precisos e dentro do prazo. Quaisquer erros cometidos ao relatar receitas podem resultar em multas e penalidades.

Contabilidade para Planejamento

Organizações de sucesso criam planos para atingir seus objetivos. Esses planos incluem projeções de fluxo de caixa, planejamento de vendas, compras de ativos fixos e projeção de níveis de estoque. Uma análise contábil de dados históricos fornecerá a base para fazer previsões e desenvolver planos para cumprir essas metas.

Usando dados contábeis para orçamentos

Os orçamentos são essenciais para o sucesso de um negócio. A contabilidade usa dados históricos para formar a base para orçamentos futuros e controles de custos. Com essas informações, os gerentes podem preparar orçamentos de despesas gerais e planos de vendas e criar projeções de fluxo de caixa. Em seguida, eles monitoram os relatórios contábeis regulares para garantir que os custos fiquem dentro dos orçamentos.

Contabilidade de custos para produtos

As empresas de manufatura usam a contabilidade de custos para calcular o custo de fabricação dos produtos, determinar os volumes de vendas do ponto de equilíbrio e definir os níveis de estoque ideais. Os gerentes precisam saber quanto custa fazer seus produtos para desenvolver estratégias de preços que permitam à empresa obter um lucro razoável

Uma importante responsabilidade da administração é controlar os custos. No entanto, para fazer isso, os gerentes devem ter custos operacionais padrão predeterminados para usar como parâmetros de medição.

Considere, por exemplo, uma empresa que fabrica widgets amarelos. Os contadores da empresa determinaram que os custos de fabricação deste produto incluem $ 2,57 em materiais, $ 8,38 em mão de obra e despesas gerais de produção aplicadas de $ 3,16 por unidade. O custo total de produção de um widget amarelo é de $ 14,11. O preço de venda é de $ 23,51, dando à empresa uma margem de lucro bruto de 40%.

Com esses números em mãos, a administração pode monitorar os custos de produção semanal ou mensalmente para garantir que os custos de produção não excedam esses padrões. Se os relatórios de contabilidade mostrarem uma discrepância acima do custo de fabricação pretendido, a administração sabe que deve intervir, encontrar a causa do problema e tomar medidas corretivas.

A contabilidade precisa dos custos de fabricação de cada produto é essencial para o desenvolvimento de um plano de vendas e um mix projetado de produtos. Muito provavelmente, cada produto terá uma contribuição diferente para o lucro bruto, e a administração deve estabelecer metas de vendas para cada item para atingir o nível geral de lucro bruto necessário para cobrir as despesas gerais e produzir o lucro líquido desejado.

Análise de proporção baseada em dados financeiros

Os índices financeiros são métricas vitais usadas para avaliar o desempenho de todos os aspectos da condição e das operações de uma empresa; a contabilidade fornece os dados necessários para construir esses índices. A liquidez de uma empresa é medida pelos índices atuais e rápidos. As margens de lucro e despesas são relatadas como porcentagens de vendas e comparadas aos benchmarks orçados. A alavancagem financeira é uma proporção entre a dívida total e o investimento de capital.

Estratégias de variações hipotéticas

Os gerentes costumam se reunir com os chefes de departamento para discutir possíveis mudanças nas estratégias e operações. Eles exploram várias idéias do tipo "e se". Por exemplo, o que aconteceria se a empresa decidisse aumentar os lucros cortando salários administrativos? Isso seria uma boa idéia? Provavelmente não. Os funcionários não gostam de cortes em seus salários.

Mas e se os gerentes optassem por estimular as vendas baixando os preços de venda dos produtos? Os lucros por unidade diminuiriam, mas a redução seria mais do que compensada pelo aumento do volume de vendas. Uma análise e projeção contábil ajudaria a esclarecer os resultados dessa decisão e determinar se essa estratégia seria uma jogada acertada.

Contabilidade Financeira para Usuários Externos

A contabilidade financeira produz relatórios para usuários externos, como proprietários, investidores, funcionários, credores, sindicatos e agências governamentais. Esses relatórios para uso externo são a demonstração de lucros e perdas, o balanço patrimonial e as demonstrações de fluxo de caixa. Ao contrário dos relatórios de contabilidade de gerenciamento interno, as demonstrações financeiras preparadas para usuários externos são compiladas usando os Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos.

A contabilidade financeira relata se a empresa obteve lucro adequado e a probabilidade de pagar dividendos aos acionistas. Investidores curiosos examinarão as demonstrações financeiras para avaliar a segurança de seus investimentos e o potencial de crescimento e aumento de valor no futuro. Os funcionários examinarão os extratos e terão uma ideia se podem esperar aumentos ou maiores contribuições para os fundos de pensão.

Os relatórios contábeis, tanto gerenciais quanto financeiros, são essenciais para a gestão produtiva de qualquer empresa ou organização. Não há substituto. Não ter informações precisas e oportunas sobre a eficácia do funcionamento de uma empresa é uma receita para o desastre.