O Microsoft Outlook pode ser uma benção para sua empresa, especialmente com sua capacidade de ajudá-lo a manter seus funcionários informados com seus e-mails e projetos atribuídos. Por meio do Outlook, você pode até "empurrar" seus associados para a ação sem ter que enfiar a cabeça pessoalmente em seus escritórios e cubículos. Aproveite a função de lembrete do Outlook para avisar aos funcionários que o prazo está se aproximando, bem como alertá-los sobre novas atribuições e tarefas.
Lembretes no Outlook para você mesmo
Você pode configurar o Microsoft Outlook para enviar lembretes em um determinado momento, incluindo uma mensagem pop-up sobre outras janelas abertas e até mesmo reproduzir um determinado som de alarme do Outlook.
Para configurar este recurso, clique no menu Arquivo, clique em "Opções" e "Avançado". Na seção de lembretes do menu pop-up, marque as caixas para os tipos de notificações que você deseja, incluindo janelas pop-up e som. Se você deseja reproduzir um som específico diferente do padrão, clique no botão "Procurar" e encontre o arquivo de áudio que deseja reproduzir em seu computador. Clique em “OK” depois de definir todas as opções de sua preferência.
Em seguida, você pode configurar quando deseja ver um lembrete de reunião para um evento que você agendou no Outlook. Clique em "Arquivo", depois em "Opções" e em "Calendário". Marque a caixa "Lembretes padrão" e use o menu suspenso para selecionar quantos minutos antes de um evento você deseja ser notificado.
Enviando Notificações de Reunião
Freqüentemente, você deseja notificar outras pessoas no Outlook sobre reuniões ou outros eventos que estão ocorrendo, para que possam adicionar o evento ao calendário e configurar um lembrete de reunião.
Para fazer isso, clique no botão "Novos itens" na caixa de entrada e, em seguida, clique em "Reunião" ou clique em "Nova reunião" na visualização do calendário do Outlook. Em seguida, adicione as pessoas que deseja convidar para a reunião no campo "Para" na janela pop-up.
Selecione o local da reunião, hora de início e hora de término nas caixas apropriadas na caixa de diálogo. Digite sua finalidade na caixa de texto "Assunto". Se você precisar anexar um arquivo, como uma apresentação que você planeja fazer na reunião ou a agenda de uma reunião, clique no menu "Inserir" e, em seguida, clique em "Anexar Arquivo". Escolha o arquivo em seu sistema usando o menu de arquivo.
Se a reunião for ocorrer mais de uma vez, clique no botão "Recorrência". Indique em que horário deseja que a reunião ocorra e clique em “OK”.
Quando os destinatários recebem o convite para a reunião, eles podem indicar se podem ou não comparecer e salvar a reunião em seus calendários digitais. Os destinatários não precisam usar o Outlook para interagir com um convite de reunião gerado com o programa.
Criação de uma tarefa do Outlook
Às vezes, em vez de uma reunião ou evento discreto com início e hora específicos, você deseja rastrear uma tarefa no Outlook até que ela seja concluída. Você também pode definir um lembrete de tarefa no Outlook para mantê-lo concentrado até que a tarefa seja concluída.
Para fazer isso, clique no menu "Tarefas" no Outlook e, em seguida, clique em "Nova Tarefa". Na caixa de texto "Assunto", digite um nome para a nova tarefa. Se a tarefa precisar ser realizada em um determinado ponto do calendário ou iniciada em um determinado ponto, clique em "Data de Vencimento" e "Data de Início", respectivamente, e escolha as datas apropriadas. Use o menu suspenso "Prioridade" para definir sua prioridade.
Se você deseja definir um lembrete para notificá-lo em vários pontos para trabalhar na tarefa, marque a caixa de seleção "Lembrete" e defina a data e hora como desejar. Clique no menu "Tarefa" e clique em "Salvar e Fechar" para armazenar sua tarefa e sair do menu.
