Os controles internos são políticas e procedimentos estabelecidos para garantir a confiabilidade contínua dos sistemas contábeis. Precisão e confiabilidade são fundamentais no mundo da contabilidade. Sem registros contábeis precisos, os gerentes não podem tomar decisões financeiras totalmente informadas e os relatórios financeiros podem conter erros. Os procedimentos de controle interno em contabilidade podem ser divididos em sete categorias, cada uma projetada para prevenir fraudes e identificar erros antes que se tornem problemas.
Dica
Os sete procedimentos de controle interno são separação de funções, controles de acesso, auditorias físicas, documentação padronizada, balancetes, reconciliações periódicas e autoridade de aprovação.
Separação de deveres
A separação de funções envolve a divisão da responsabilidade pela contabilidade, depósitos, relatórios e auditoria. Quanto mais funções forem separadas, menor será a chance de um único funcionário cometer atos fraudulentos. Para pequenas empresas com apenas alguns funcionários de contabilidade, compartilhar responsabilidades entre duas ou mais pessoas ou exigir que tarefas críticas sejam revisadas por colegas de trabalho pode servir ao mesmo propósito.
Controles de acesso ao sistema de contabilidade
Controlar o acesso a diferentes partes de um sistema de contabilidade por meio de senhas, bloqueios e registros eletrônicos de acesso pode manter usuários não autorizados fora do sistema, ao mesmo tempo que fornece uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar a fonte de erros ou discrepâncias. O rastreamento de acesso robusto também pode servir para impedir tentativas de acesso fraudulento em primeiro lugar.
Auditorias físicas de ativos
As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e quaisquer ativos físicos rastreados no sistema de contabilidade, como estoque, materiais e ferramentas. A contagem física pode revelar discrepâncias bem ocultas nos saldos das contas, ignorando completamente os registros eletrônicos. A contagem do caixa nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou até várias vezes ao dia. Projetos maiores, como inventário de contagem manual, devem ser executados com menos frequência, talvez anualmente ou trimestralmente.
Documentação Financeira Padronizada
A padronização de documentos usados para transações financeiras, como faturas, solicitações de materiais internos, recibos de estoque e relatórios de despesas com viagens, pode ajudar a manter a consistência na manutenção de registros ao longo do tempo. O uso de formatos de documento padrão pode facilitar a revisão de registros anteriores ao pesquisar a origem de uma discrepância no sistema. A falta de padronização pode fazer com que os itens sejam esquecidos ou mal interpretados em tal revisão.
Balancetes de avaliação diários ou semanais
O uso de um sistema de contabilidade de dupla entrada adiciona confiabilidade, garantindo que os livros estejam sempre equilibrados. Mesmo assim, ainda é possível que erros desequilibrem o sistema de partidas dobradas a qualquer momento. O cálculo dos balancetes diários ou semanais pode fornecer uma visão regular do estado do sistema, permitindo que você descubra e investigue as discrepâncias o mais cedo possível.
Reconciliações periódicas em sistemas de contabilidade
As reconciliações contábeis ocasionais podem garantir que os saldos em seu sistema contábil correspondam aos saldos em contas mantidas por outras entidades, incluindo bancos, fornecedores e clientes de crédito. Por exemplo, uma reconciliação bancária envolve a comparação de saldos de caixa e registros de depósitos e recebimentos entre o sistema contábil e os extratos bancários. As diferenças entre esses tipos de contas complementares podem revelar erros ou discrepâncias em suas próprias contas, ou os erros podem ter origem em outras entidades.
Requisitos de autoridade de aprovação
Exigir que gerentes específicos autorizem certos tipos de transações pode adicionar uma camada de responsabilidade aos registros contábeis, provando que as transações foram vistas, analisadas e aprovadas pelas autoridades apropriadas. Exigir aprovação para grandes pagamentos e despesas pode evitar que funcionários inescrupulosos façam grandes transações fraudulentas com fundos da empresa, por exemplo.
