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Como atribuir números de fatura

Fora do valor devido, o número da fatura é o segundo número mais importante em sua fatura. Atribuir sistematicamente um número único a cada fatura fornecerá um identificador para ela. Use esse identificador para pesquisar uma fatura em um computador quando um cliente ligar com uma pergunta sobre fatura ou para encontrar uma cópia física da fatura em seus arquivos. Estruture o número da sua fatura da maneira que melhor se adapte às suas necessidades, contanto que você termine o número com um identificador sequencial distinto.

Numeração Sequencial de Fatura

A maioria dos softwares de contabilidade comercial, por padrão, usa numeração sequencial para faturas. A numeração sequencial de faturas é a base para a criação de números de fatura distintos. A numeração da fatura começa com o número “1”, a menos que você o substitua. Por exemplo, se você preferir um número de fatura de cinco dígitos, pode substituir o “1” pelo número “10.000”.

O software atribuirá automaticamente o próximo número da fatura, "10.001". Além disso, se você tentar inserir uma fatura com um número de fatura duplicado, a maioria dos softwares irá avisá-lo. Para criar a numeração sequencial de faturas manualmente, use uma lista de números sequenciais. Ao usar um número, anote o nome do cliente a quem você atribuiu o número da fatura e o valor da fatura.

Numeração cronológica da fatura

Atribua números de fatura em ordem cronológica. Por exemplo, formate um número de fatura gerado em uma fatura para um cliente número 4.072 em 30 de junho de 2017, como 20170630-4072-00. A primeira série de números é a data, a segunda série de números é o número do cliente e a terceira série de números é o identificador sequencial exclusivo da fatura.

Se você gerar uma segunda fatura nessa data para esse cliente, o número da fatura será 20170630-4072-01. Use qualquer formato de data que você escolher. Os formatos de data alternativos incluem 06302017, 120630 e 063012.

Comece com um número de cliente

Comece os números da fatura com o número do cliente para ter uma forma secundária de identificar uma fatura como pertencente a um cliente específico, olhando apenas para o número da fatura. Este método é semelhante ao método de numeração cronológica. Um sistema de numeração de faturas que depende do número do cliente começará com esse número.

Dois exemplos para o cliente 4072 são 4072-06302017-01 (número do cliente, data, número sequencial) e 4072-0001 (número do cliente, número sequencial). Use mais dígitos para o seu número sequencial se você não estiver usando a data para que você não fique sem números sequenciais exclusivos rapidamente.

Comece com um número de projeto

Use um número de projeto como parte do número da fatura se quiser ser capaz de identificar o projeto ao qual pertence uma fatura, olhando para o número da fatura. Este método de numeração de faturas é benéfico para empresas de construção e outras empresas que assumem projetos, nos casos em que o número do projeto é um dos números mais importantes. Comece o número da fatura com o código exclusivo do projeto seguido por uma data.

Exemplos de números de fatura de projeto incluem 4072-STUC5012-01 (cliente, projeto, sequencial) e STUC5012-4072-01 (projeto, cliente, sequencial).