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Como faço para escrever uma carta comercial com anexo?

No curso normal dos negócios, sua empresa precisará usar uma variedade de cartas para se comunicar com clientes, fornecedores, leads de vendas, funcionários e várias outras pessoas. Mesmo que as cartas comerciais formais possam parecer um tanto desatualizadas em um mundo altamente digital, saber como formatar e montar adequadamente uma carta e os anexos aplicáveis ​​garantirá que você e sua empresa sejam vistos como uma organização profissional.

Declare um objetivo claro

Ao escrever sua correspondência comercial, declare claramente seu propósito e conecte sua mensagem diretamente aos itens que você está anexando. Você pode estar acompanhando uma solicitação de informações sobre sua empresa, apresentando-se a um cliente em potencial ou abordando um investidor com uma proposta comercial. Quando o destinatário souber por que você está escrevendo, os anexos que você enviar farão mais sentido e serão vistos pelas lentes das informações em sua carta.

Gabinetes convidam a um envolvimento contínuo

  • Informações Digestíveis: Com o advento do e-mail, a quantidade de comunicação fluindo nas rodovias digitais é enorme. O trabalhador médio recebe entre 100 a 200 emails todos os dias e certamente não consegue digerir todas as informações contidas em cada um. Uma carta impressa pode se destacar na caixa de entrada digital e chamar a atenção do leitor. Convide seu leitor a se envolver mais lendo seus anexos para obter mais informações sobre sua empresa ou responder às suas propostas.
  • Comentários: Embora as cartas sejam uma forma de comunicação, elas são bastante unilaterais. Você tem a oportunidade de transmitir sua mensagem, mas não recebe feedback da pessoa para quem está escrevendo. Os anexos permitem que você ouça o outro lado da "conversa". Eles pedem uma resposta por meio de um cartão postal de retorno, e-mail ou preenchimento de um formulário e dão uma ideia de como sua mensagem foi recebida.

Exemplos de gabinetes

Não há regras definidas para o que pode ser incluído em sua carta. No entanto, envie apenas o que é essencial para o seu propósito. Não sobrecarregue o destinatário com tanto material que ele se sinta sobrecarregado; você quer que eles leiam o material, não o descarte. Exemplos de gabinetes incluem:

  • Brochuras - documentos que contêm informações sobre sua empresa, produtos ou serviços
  • Documentos legais - declarações de política de privacidade, formulários de liberação
  • Planilhas de licitação - aplicativos para fornecedores realizarem trabalhos para sua empresa
  • Formulários fiscais - documentos fiscais W-9 que você precisa manter em arquivo

Formatando a carta para anexos

Uma carta comercial formal deve informar ao leitor que você está anexando documentos. É uma boa ideia referir-se aos documentos pelo nome e, se necessitarem de uma resposta, mencione-o também. Por exemplo, "Preencha e devolva o formulário W-9 anexo ao nosso escritório até 31 de dezembro". Além disso, no final de sua carta, duas linhas abaixo de sua assinatura, incluíam uma das seguintes anotações:

  • Gabinetes (2)

  • Anexo: Folheto do produto (1), Avaliações do cliente (2)

  • Enc .: Formulário W-9

No passado, a linguagem padrão para mencionar anexos incluía a frase, "Incluído, encontre ...". No entanto, essa frase é antiquada e está caindo em desuso. Afinal, você já disse ao seu leitor que está anexando os documentos, então ele não precisa ir buscá-los. Simplesmente escrevendo: "Estou anexando _____, "deve ser suficiente.

Compartimentos no mundo digital

Como grande parte da correspondência comercial ocorre na Internet, grande parte da redação de cartas comerciais pode ocorrer na forma de e-mails. Nesse caso, você anexará documentos eletronicamente e o texto poderá ser alterado para refletir a alteração. Certifique-se de manter os arquivos de documentos nos formatos apropriados e em tamanhos razoáveis ​​para download.

Verifique antes de enviar

Certifique-se de inserir seus anexos junto com sua carta antes de enviar. Da mesma forma, se enviar um e-mail, certifique-se de realmente anexar seus documentos. Embora seja fácil cometer esse erro, escorregar nesse detalhe pode manchar sua imagem profissional e dar ao destinatário a impressão de que você não presta atenção aos detalhes.