No curso normal dos negócios, sua empresa precisará usar uma variedade de cartas para se comunicar com clientes, fornecedores, leads de vendas, funcionários e várias outras pessoas. Mesmo que as cartas comerciais formais possam parecer um tanto desatualizadas em um mundo altamente digital, saber como formatar e montar adequadamente uma carta e os anexos aplicáveis garantirá que você e sua empresa sejam vistos como uma organização profissional.
Declare um objetivo claro
Ao escrever sua correspondência comercial, declare claramente seu propósito e conecte sua mensagem diretamente aos itens que você está anexando. Você pode estar acompanhando uma solicitação de informações sobre sua empresa, apresentando-se a um cliente em potencial ou abordando um investidor com uma proposta comercial. Quando o destinatário souber por que você está escrevendo, os anexos que você enviar farão mais sentido e serão vistos pelas lentes das informações em sua carta.
Gabinetes convidam a um envolvimento contínuo
- Informações Digestíveis: Com o advento do e-mail, a quantidade de comunicação fluindo nas rodovias digitais é enorme. O trabalhador médio recebe entre 100 a 200 emails todos os dias e certamente não consegue digerir todas as informações contidas em cada um. Uma carta impressa pode se destacar na caixa de entrada digital e chamar a atenção do leitor. Convide seu leitor a se envolver mais lendo seus anexos para obter mais informações sobre sua empresa ou responder às suas propostas.
- Comentários: Embora as cartas sejam uma forma de comunicação, elas são bastante unilaterais. Você tem a oportunidade de transmitir sua mensagem, mas não recebe feedback da pessoa para quem está escrevendo. Os anexos permitem que você ouça o outro lado da "conversa". Eles pedem uma resposta por meio de um cartão postal de retorno, e-mail ou preenchimento de um formulário e dão uma ideia de como sua mensagem foi recebida.
Exemplos de gabinetes
Não há regras definidas para o que pode ser incluído em sua carta. No entanto, envie apenas o que é essencial para o seu propósito. Não sobrecarregue o destinatário com tanto material que ele se sinta sobrecarregado; você quer que eles leiam o material, não o descarte. Exemplos de gabinetes incluem:
- Brochuras - documentos que contêm informações sobre sua empresa, produtos ou serviços
- Documentos legais - declarações de política de privacidade, formulários de liberação
- Planilhas de licitação - aplicativos para fornecedores realizarem trabalhos para sua empresa
- Formulários fiscais - documentos fiscais W-9 que você precisa manter em arquivo
Formatando a carta para anexos
Uma carta comercial formal deve informar ao leitor que você está anexando documentos. É uma boa ideia referir-se aos documentos pelo nome e, se necessitarem de uma resposta, mencione-o também. Por exemplo, "Preencha e devolva o formulário W-9 anexo ao nosso escritório até 31 de dezembro". Além disso, no final de sua carta, duas linhas abaixo de sua assinatura, incluíam uma das seguintes anotações:
- Gabinetes (2)
- Anexo: Folheto do produto (1), Avaliações do cliente (2)
- Enc .: Formulário W-9
No passado, a linguagem padrão para mencionar anexos incluía a frase, "Incluído, encontre ...". No entanto, essa frase é antiquada e está caindo em desuso. Afinal, você já disse ao seu leitor que está anexando os documentos, então ele não precisa ir buscá-los. Simplesmente escrevendo: "Estou anexando _____, "deve ser suficiente.
Compartimentos no mundo digital
Como grande parte da correspondência comercial ocorre na Internet, grande parte da redação de cartas comerciais pode ocorrer na forma de e-mails. Nesse caso, você anexará documentos eletronicamente e o texto poderá ser alterado para refletir a alteração. Certifique-se de manter os arquivos de documentos nos formatos apropriados e em tamanhos razoáveis para download.
Verifique antes de enviar
Certifique-se de inserir seus anexos junto com sua carta antes de enviar. Da mesma forma, se enviar um e-mail, certifique-se de realmente anexar seus documentos. Embora seja fácil cometer esse erro, escorregar nesse detalhe pode manchar sua imagem profissional e dar ao destinatário a impressão de que você não presta atenção aos detalhes.
