Os empregadores estão legalmente autorizados a arredondar as horas trabalhadas dos funcionários para o quarto de hora mais próximo para fins de folha de pagamento. Isso torna os cálculos da folha de pagamento mais fáceis para algumas empresas. Para muitas pequenas empresas, cada centavo conta e o arredondamento pode ser algo que você deseja evitar. Você pode ficar preocupado quando o arredondamento está frequentemente funcionando a favor dos seus funcionários, com os trabalhadores jogando o sistema para chegar o mais tarde possível e sair o mais cedo possível para evitar a perda de pagamento. Você pode pular essa frustração calculando a folha de pagamento ao minuto.
Como calcular ao minuto
Para calcular a folha de pagamento para o minuto preciso, em vez de arredondamento, você precisa converter os minutos para um decimal. Você faz isso dividindo os minutos trabalhados por 60. Você tem as horas e os minutos na forma numérica, que pode ser multiplicada pelo salário. Por exemplo, se o seu funcionário trabalha 38 horas e 27 minutos esta semana, você divide 27 por 60. Isso dá 0,45, para um total de 38,45 horas.
Exemplo de pequena empresa
Você tem um funcionário que recebe US $ 10 por hora. Ela trabalhou 36 horas e 41 minutos esta semana. Para encontrar o decimal, divida os 41 minutos por 60 para obter 0,683. Seu funcionário trabalhou 36.683 horas. Multiplique as horas pelo salário de $ 10 e você terá um salário bruto de $ 366,83.
Se, em vez disso, você tivesse arredondado as horas, os regulamentos federais teriam feito você pagar a esse funcionário por 36,75 horas. O funcionário trabalhou 11 minutos em um quarto de hora. Os regulamentos federais exigem que você sempre arredonde a favor do funcionário ao calcular as horas da folha de pagamento, portanto, você seria responsável por um quarto de hora de pagamento, embora o funcionário trabalhasse apenas 11 dos 15 minutos. Embora seja uma diferença de apenas 67 centavos, pode aumentar com o tempo e para um número maior de funcionários.
Uma palavra de cautela com software de folha de pagamento
Se você fizer sua folha de pagamento usando um software de computador como QuickBooks ou Sage, certifique-se de inserir a hora corretamente. Verifique seu software para ver se ele espera a entrada de horas e minutos ou horas com minutos convertidos em decimais. Se você precisar converter os minutos em um decimal, simplesmente divida os minutos trabalhados por 60. O exemplo abaixo mostra como inserir oito horas e 15 minutos em ambos os formatos.
- Horas e minutos: 8:15
- Horas com minutos decimais: 8,25
Impostos sobre os salários
Independentemente de você calcular as horas da folha de pagamento com arredondamento ou sem arredondamento, você é responsável por reter os impostos federais, estaduais, locais, da Previdência Social e do Medicare dos salários de seus funcionários. Você também é responsável por pagar a parcela do empregador dos impostos do Seguro Social e do Medicare, juntamente com os pagamentos de desemprego federais e estaduais.
