As habilidades organizacionais são consideradas valiosas para qualquer funcionário, mas existem várias habilidades mais específicas que, juntas, proporcionam a uma pessoa "fortes habilidades organizacionais". Geralmente, considera-se que alguém com fortes habilidades organizacionais tem a capacidade de gerenciar suas funções por meio de um planejamento inteligente, otimização de tempo, orientação de detalhes e priorização. Sua capacidade de ver um projeto sem problemas, desde o planejamento inicial até a conclusão final, certamente será notada em sua organização.
Tornando o planejamento importante
Fortes habilidades organizacionais estão intimamente relacionadas à forte capacidade de planejamento. Eles implicam que alguém com fortes habilidades organizacionais torna o planejamento importante. Uma pessoa com boas habilidades organizacionais define tarefas específicas para realização ou conclusão e aborda essas tarefas com intenção. Isso é bem diferente de pessoas que carecem de habilidades organizacionais e operam sem planos específicos, agindo de forma mais espontânea. Portanto, ser um bom planejador é importante para ter fortes habilidades organizacionais.
Para melhorar o planejamento, estabeleça as etapas principais que serão necessárias para concluir uma tarefa. Isso vai variar dependendo do trabalho que você faz, mas pode incluir orçamento, pessoal, trabalho com empreiteiros, pesquisa e outras etapas necessárias para fazer as coisas. Em seguida, identifique as subtarefas necessárias para cada etapa do seu projeto.
Priorize todas as suas tarefas
A priorização é parte integrante das habilidades organizacionais. Organizar suas atividades é relativamente inútil se você não priorizar as tarefas de forma que realize os itens mais importantes primeiro. Ao priorizar, pessoas organizadas concluem suas tarefas mais importantes primeiro para otimizar sua produção. Definir as prioridades também ajudará na alocação dos custos do projeto, já que as tarefas de maior prioridade são aquelas que devem receber financiamento seguro.
Como um exemplo simples: organizar uma festa no escritório para elevar o moral da equipe pode ser um esforço que vale a pena, mas não é provável que tenha a mesma prioridade que atualizar a alta administração, obtendo um relatório de progresso dentro do prazo. Mantenha suas prioridades claras.
A gestão do tempo é essencial
O gerenciamento do tempo é outro elemento crítico das habilidades organizacionais. Fazer o melhor uso do seu tempo é importante no contexto da organização. Na verdade, a organização geralmente visa ajudá-lo a realizar o máximo possível durante um determinado período de tempo.
O gerenciamento adequado do tempo normalmente inclui o uso de um programador ou planejador para delinear reuniões ou atividades importantes que devem ocorrer em cada dia. Descrever o uso do seu tempo ajuda você a obter o máximo dele. O planejamento pode ser feito no papel, mas também existem excelentes ferramentas online e de software que podem ajudá-lo no gerenciamento do tempo. Para grandes projetos envolvendo equipes em muitos locais, alguma forma de gerenciamento de tempo e software de gerenciamento de projeto pode ser uma necessidade.
Fique de olho nos detalhes
Organização e orientação de detalhes são comumente vinculadas. A orientação de detalhes é o foco nas pequenas coisas que tornam um projeto completo ou preenchem todos os aspectos de uma tarefa específica. A orientação detalhada muitas vezes ajuda os funcionários organizados a evitar descuidos em projetos importantes e pequenos erros que podem prejudicar um projeto bem concluído. Uma das missões da NASA a Marte falhou notoriamente porque os engenheiros usaram o inglês em vez de unidades métricas em seus cálculos. Os detalhes são essenciais para o sucesso do projeto!
Contadores e gerentes de projeto estão entre os funcionários que geralmente possuem grande habilidade de orientação para detalhes, porque pequenos erros são os principais problemas em seu trabalho.
