Um plano de trabalho é uma ferramenta importante que ajuda um projeto a atribuir tarefas, gerenciar o fluxo de trabalho e rastrear os vários componentes e prazos de marcos. Um plano de trabalho costuma ter duração de seis a 12 meses, mas pode ser ajustado de acordo com uma necessidade específica da empresa. A implementação de planos de trabalho ajuda a articular estratégias para os funcionários de forma a melhorar o foco e a motivação dos membros da equipe. Revise esses componentes-chave ao desenvolver planos de trabalho para garantir que você não está negligenciando detalhes importantes.
Definir metas e objetivos
Sem metas e objetivos claros, os membros da equipe trabalham cegamente em tarefas sem propósito. A primeira coisa que um plano de trabalho faz é definir a meta do projeto e os principais objetivos que o projeto alcançará. Com esses itens definidos, os trabalhadores são capazes de realizar tarefas de trabalho em direção ao cumprimento das metas.
Uma analogia seria um time de futebol que apenas corre e chuta a bola; sem o objetivo de fazer um gol em um lado específico do campo, basta correr e chutar sem nenhum gol. Em um projeto de escritório, a meta pode ser implementar um novo sistema de segurança de TI com os objetivos de fazer backup dos dados antes da transferência, estabelecer um novo protocolo de segurança e implementar um novo treinamento da empresa. Definir a meta do plano de trabalho é o seu ponto de partida.
Organize Equipes e Liderança
Uma vez que os objetivos são estabelecidos, as pessoas são designadas a equipes ou tarefas. Pode haver diferentes estruturas envolvidas no plano de trabalho que incluem níveis de hierarquia, bem como níveis de equipe interdependentes. Por exemplo, a construção de uma nova fábrica requer uma equipe de construção, uma equipe administrativa e uma equipe de engenharia. Cada equipe tem um líder que trabalha com os outros líderes de equipe para garantir que as coisas ocorram de acordo com o cronograma e o orçamento. Sob cada líder podem estar várias outras equipes. A equipe de construção pode ter uma equipe de alvenaria, uma equipe elétrica e uma equipe de máquinas pesadas.
Estabelecer cronogramas de projeto
Um velho ditado empresarial é "tempo é dinheiro". Quando se trata de gerenciamento de projetos, esse ditado é verdadeiro no desenvolvimento de planos de trabalho. Quanto mais tempo leva para terminar um projeto, mais custa em mão de obra e materiais. Além disso, quanto mais tempo leva para concluir o projeto, a empresa sofre com o custo de oportunidade.
Se a fábrica não for construída até o final do verão, a empresa pode ter que recusar os pedidos do feriado porque não consegue atendê-los. Defina cronogramas com marcos dentro dos cronogramas que representam o progresso. Se houver problemas em cumprir os marcos, resolva-os para colocar o projeto de volta nos trilhos.
Definir o orçamento do projeto
Definir o orçamento requer que as equipes sejam atribuídas e os cronogramas definidos. Freqüentemente, as empresas que usam terceiros como parte do projeto obtêm licitações para as tarefas atribuídas. O desenvolvimento do orçamento do plano de trabalho usa esses lances, números internos de mão de obra e materiais, bem como quaisquer custos de contingência, como licenças ou taxas legais. O orçamento do projeto deve discriminar quanto custará cada seção e equipe. Analise a eficiência de custos nos marcos, para determinar se uma equipe está no caminho certo para cumprir, ultrapassar ou ficar abaixo do orçamento.
Garantia de qualidade e controle
Com objetivos, cronogramas de marcos e orçamentos definidos, um gerente de projeto é capaz de realizar testes de garantia de qualidade no andamento. Nos prazos finais, os líderes de equipe devem relatar o progresso, custos e quaisquer preocupações ou obstáculos apresentados. Isso ajuda o gerente de projeto a construir um plano de ação para atacar os problemas, antes que eles desviem o projeto do curso, seja no orçamento ou no prazo.
